https://www.wikihow.com/images/thumb/5/56/Write-an-Office-Letter-Step-16-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-16-Version-2.jpg

روش اصولی نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی +نکات مهم

Gamma koli

نامه های اداری، که به نام نامه های تجاری نیز شناخته می شوند نوعی ارتباط کتبی برای ارائه اطلاعاتی هستند که ماهیت حرفه ای دارند. از آنجا که نامه های اداری بازتابی از نویسنده و سازمان مربوطه هستند، باید رسمی، مودبانه و حرفه ای باشند.

حتما بخوانید: آموزش روش نوشتن نامه انگلیسی به سفارت هر کشوری+ ۲ نمونه عالی

بخش ۱: قالب بندی نامه

https://www.wikihow.com/images/thumb/0/02/Write-an-Office-Letter-Step-1-Version-3.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-1-Version-3.jpg

۱-درمورد قالب بندی نامه خود تصمیم بگیرید. سه قالب محبوب برای استفاده وجود دارند: block، modified block و semi-block. قالب بلوک (block) به این معنی است که تمام عناصر نامه در سمت چپ صفحه تراز شده اند، بلوک اصلاح شده (modified block) اجازه می دهد تا برخی از عناصر به سمت راست منتقل شوند، و نیمه بلوک (semi-block) به سمت چپ تراز شده است اما هر پاراگراف دارای تو رفتگی است.

  • قالب بلوک رسمی ترین و پرکاربردترین قالب است. اگر از نوع قالب مناسب با نامه خود مطمئن نیستید، قالب بلوک بهترین گزینه خواهد بود.
  • به خاطر داشته باشید که سازمان های مختلف از تکنیک های مختلف قالب بندی استفاده می کنند، بنابراین در قالب بندی انعطاف پذیر باشید.

https://www.wikihow.com/images/thumb/e/e1/Write-an-Office-Letter-Step-2-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-2-Version-2.jpg

۲- یک فونت (قلم) انتخاب کنید. قلم استاندارد Times New Roman با اندازه ۱۲ است. Arial نیز یک قلم قابل قبول محسوب می شود. نکته مهمی که باید به خاطر بسپارید، قابل خواندن بودن نامه و مخاطبین آن است.

  • برای مثال، اگر در حال نوشتن به یک سازمان محافظه کار هستید، باید قلم استاندارد Times New Roman را انتخاب کنید. از طرف دیگر، اگر سازمان مورد نظر لیبرال تر باشد، در انتخاب قلم گزینه های بیشتری خواهید داشت.

https://www.wikihow.com/images/thumb/2/22/Write-an-Office-Letter-Step-3-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-3-Version-2.jpg

۳-حاشیه های خود را تنظیم کنید. حاشیه فضای خالی سفید در حاشیه منطقه نامه است. [۴] اکثر پردازنده ها به طور خودکار روی حالت استاندارد تنظیم شده اند (حاشیه های ۱ اینچی از چهار طرف)، اما می توانید بررسی کنید تا مطمئن شوید که از قالب درست استفاده می کنید.

  • با استفاده از حالت پیش نمایش چاپ، اندازه های نامه را بررسی کنید.

۴- برای تایپ نامه آماده شوید. نامه های کاری باید تایپ شوند و روی کاغذ سفید و خالی در ابعاد ۸ ½ * ۱۱ چاپ شوند.

حتما بخوانید: آموزش اصول نامه نگاری انگلیسی در شرایط مختلف+pdf

بخش ۲: ارائه اطلاعات اولیه

https://www.wikihow.com/images/thumb/b/bc/Write-an-Office-Letter-Step-5-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-5-Version-2.jpg

۱-عنوان را ایجاد کنید. عنوان آدرس فرستنده نامه (معمولاً ۲-۳ خط) است و حاوی اطلاعاتی در مورد سازمان است که خواننده می تواند در مکاتبات از آن استفاده کند. شامل نام سازمان (خط اول)، نام خیابان (خط دوم) و شهر و ایالت (خط سوم).

  • عنوان باید از بالای صفحه دو اینچ فاصله داشته باشد.
  • اطلاعات تماس اضافی (تلفن، ایمیل، فکس) نیز می تواند پس از خط سوم ذکر شود.
  • سعی کنید از شکلهای اختصاری استفاده نکنید (برای مثال، به جای street ننویسید st ) اگر می خواهید از نام های اختصاری استفاده کنید، حتماً از اختصارات استاندارد خدمات پستی استفاده کرده و با حروف بزرگ تایپ کنید.
  • اگر شرکت شما دارای سربرگی است که شامل تمام اطلاعات شناسایی سازمان می باشد، لازم نیست قسمت عنوان را درج کنید.

https://www.wikihow.com/images/thumb/2/2f/Write-an-Office-Letter-Step-6-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-6-Version-2.jpg

۲- تاریخ را درج کنید. هنگام استفاده از قالب بلوک، همیشه یک خط را خالی بگذارید و سپس تاریخ را در زیر آدرس فرستنده قرار دهید. قالب بندی استاندارد آمریکایی برای تاریخ: ماه، روز و سال (شامل کاما بعد از روز) است. ماهها را کوتاه نکنید و از چهار رقم برای سالها استفاده کنید.

  • قالب بندی استاندارد انگلیسی برای تاریخ: روز، ماه، سال (بدون کاما) است.
  • در صورت استفاده از سربرگ به جای عنوان، تاریخ را سه خط پایین تر از آخرین خط سربرگ قرار دهید.

https://www.wikihow.com/images/thumb/8/88/Write-an-Office-Letter-Step-7-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-7-Version-2.jpg

۳- آدرس گیرنده را درج کنید. آدرس گیرند شامل عنوان، نام کامل و آدرس گیرنده است و باید یک خط پایین تر از آدرس پستی فرستنده یا یک اینچ پایین تر از تاریخ باشد. آدرس گیرنده همیشه باید به سمت چپ تراز شود.

  • همیشه برای یک فرد خاص در یک سازمان بنویسید. اگر نام و عنوان فرد را در اختیار ندارید، برای انجام تحقیقات با آنها تماس بگیرید یا این کار را به صورت آنلاین انجام دهید.
  • از بالاترین عنوان ممکن (دکتر، استاد و غیره) استفاده کنید. اگر خطاب به یک زن بدون هیچ عنوان حرفه ای می نویسید، باید بدانید که بر حسب وضعیت تاهل شخص از کدامیک از عناوین مربوط به خانم ها (Mrs., Ms., Miss) استفاده کنید. اگر شک دارید، از Ms. که برای خانم های مجرد و متاهل کاربرد دارد استفاده کنید.
  • هنگام استفاده از آدرس های بین المللی، نام کشور (با حروف بزرگ) را در آخرین خط بنویسید.

حتما بخوانید: ۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!

بخش ۳: دلیل نوشتن نامه را توضیح دهید

https://www.wikihow.com/images/thumb/7/79/Write-an-Office-Letter-Step-8-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-8-Version-2.jpg

۱-سلام یا تعارفات معمول را درج کنید. از همان نام / عنوان استفاده شده در آدرس گیرنده استفاده کنید. نوع سلام و احوالپرسی به رابطه شما با گیرنده بستگی دارد، اما متداول ترین روش استفاده از “Dear” و در ادامه نام گیرنده و دو نقطه می باشد. سلام و تعارفات معمول، باید در حاشیه سمت چپ، دو خط پایین تر از آدرس گیرنده قرار بگیرد.

  • اگر نام گیرنده را نمی دانید، می توانید از عباراتی مانند “To whom it may concern” “به افراد و مسئولین مربوطه” یا “Dear Sir or Madam” ” خانم یا آقای عزیز” استفاده کنید.
  • در انگلیسی بریتیش، پس از نام گیرنده نیازی به دو نقطه ندارید. جای آن را خالی بگذارید یا از کاما استفاده کنید.

https://www.wikihow.com/images/thumb/e/e4/Write-an-Office-Letter-Step-9-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-9-Version-2.jpg

۲- تصمیم بگیرید که آیا می خواهید یک خط موضوع داشته باشید یا خیر. خط موضوع جمله ای است که به خواننده کمک می کند تا هدف نامه شما را به سرعت درک کند. این قسمت کاملاً اختیاری است. معمولاً پس از کلمه Subject: یا Re: قرار می گیرد و می تواند یک خط پایین تر از سلام و احوالپرسی یا مستقیماً بعد از آدرس گیرنده درج شود.

  • برای برجسته کردن خط موضوع، می توانید از قلم های بولد، یا حروف بزرگ استفاده کنید، یا متن را زیرنویس کنید.

https://www.wikihow.com/images/thumb/b/bc/Write-an-Office-Letter-Step-10-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-10-Version-2.jpg

۳- یک پاراگراف بدنه مقدماتی درج کنید. در این قسمت شما هم خودتان و هم هدف نوشتن نامه را معرفی می کنید. آن را به سمت چپ، دو خط پایین تر از سلام و احوالپرسی (یا هر آنچه قبل از بدنه نامه باشد) تراز کنید.

  • در صورت استفاده از قالب های بلوک یا بلوک اصلاح شده، تورفتگی لازم نیست. در صورت استفاده از قالب نیمه بلوک، از تو رفتگی استفاده کنید.

https://www.wikihow.com/images/thumb/1/16/Write-an-Office-Letter-Step-11-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-11-Version-2.jpg

۴- سایر پاراگرافهای بدنه را درج کنید. این پاراگرافها باید جزئیات بیشتر و اطلاعات بیشتری در مورد موضوع یا هرگونه اطلاعات دیگر را بازگو کنند. این قسمت باید در سمت چپ تراز شود و در صورت استفاده از قالب نیمه بلوک، تورفتگی داشته باشد. قبل از هر پاراگراف جدید یک خط فاصله بگذارید.

  • هر زمان که یک ایده جدید یا اطلاعات جدیدی را معرفی می کنید، یک پاراگراف جدید اضافه کنید.
  • به یاد داشته باشید که مختصر و مفید بنویسید و روی موضوع اصلی تمرکز کنید. سعی کنید پاراگراف های خود را طولانی تر از حد لازم ننویسید.

حتما بخوانید: نکات بسیار مهم برای ایمیل کردن رزومه انگلیسی برای دانشگاهها یا شرکتها

بخش ۴: نتیجه گیری نامه

https://www.wikihow.com/images/thumb/f/f8/Write-an-Office-Letter-Step-12-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-12-Version-2.jpg

۱-یک پاراگراف پایانی درج کنید. این پاراگراف پایانی نامه شماست و باید موضوع اصلی نامه را به خواننده یادآوری کند و در صورت لزوم از او درخواست پیگیری کند.

https://www.wikihow.com/images/thumb/4/45/Write-an-Office-Letter-Step-13-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-13-Version-2.jpg

۲-عبارت پایانی را وارد کنید. این عبارت یک جمله کوتاه و مودبانه است که نامه شما را به پایان می رساند. و باید یک خط پایین تر از انتهای بدنه نامه باشد. عبارت های پایانی استاندارد شامل عباراتی مانند Sincerely، Sincerely yours یا Yours truly به معنی با احترام یا ارادتمند شما هستند.

  • کلمه اول عبارت پایانی همیشه با حروف بزرگ نوشته می شود در حالیکه کلمه دوم از این قانون پیروی نمی کند.
  • عبارات پایانی در قالب بلوک به سمت چپ تراز می شوند و در بلوک اصلاح شده، به مرکز. برای قالب بندی نیمه بلوک، عبارت پایانی خود را کاملاً متمرکز کنید.
  • گزینه های دیگر عبارتند از: Respectfully، Very truly yours ، Regards و  Cordially که همگی به منی با احترام هستند.

https://www.wikihow.com/images/thumb/d/df/Write-an-Office-Letter-Step-14-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-14-Version-2.jpg

۳- نام و امضای خود را درج کنید. بعد از عبارت پایانی، چهار بار روی enter ضربه بزنید تا به محل وارد کردن امضا برسید. سپس نام و نام خانوادگی خود را تایپ کنید. عنوان شما می تواند در زیر نام شما گنجانده شود.

  • برای امضا، از خودکار آبی یا سیاه استفاده کنید.
  • امضای شما باید با اولین حرف نام تایپ شده شما شروع شود.

https://www.wikihow.com/images/thumb/b/b4/Write-an-Office-Letter-Step-15-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-15-Version-2.jpg

۴-در صورت لزوم نمادهای پایانی را درج کنید. نمادهای پایانی شامل هرگونه اطلاعات اضافی می باشند. اطلاعات باید در حاشیه سمت چپ، دو خط پایین تر از امضا قرار بگیرد.

  • درصورتیکه شخصی غیر از نویسنده نامه آن را تایپ می کند، حروف اول نام و نام خانوادگی او درج می شود. ابتدا نام و نام خانوادگی نویسنده (با حروف بزرگ)، و پس از آن علامت دو نقطه قرار می گیرد، سپس حرف اول نام و نام خانوادگی تایپیست با حروف کوچک آورده می شود.
  • ضمیمه ها موارد دیگری هستند که همراه با نامه ارسال می شوند و با کلمه “Enclosures” یا مخفف “Enc” یا “Encs” مشخص می شوند. اگر چندین ضمیمه وجود داشته باشند، باید تعداد آنها را در پرانتز مشخص کنید.

حتما بخوانید: آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)

بخش ۵: حرفه ای باشید

https://www.wikihow.com/images/thumb/5/56/Write-an-Office-Letter-Step-16-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-16-Version-2.jpg

۱-از لحنی مناسب استفاده کنید. لحن به عنوان نگرش یا احساس نویسنده نسبت به متن نامه شناخته می شود. داشتن لحن حرفه ای در طول نامه حائز اهمیت است زیرا نویسنده و سازمان را منعکس می کند.

  • با استفاده از عباراتی مانند “thank you,” “متشکرم ” یا “please feel free to contact me.” “در صورت نیاز لطفا با من تماس برقرار کنید” ادب و احترام خود را نشان دهید.
  • هرگز از لحن طلبکارانه استفاده نکنید – حتی اگر اطلاعات منفی باشند. به عنوان مثال، به جای گفتن “You did not read the instructions carefully,”، “شما دستورالعمل ها را با دقت نخوانده اید”، بگویید “the system may shut down if the instructions are not properly followed.”، “اگر دستورالعمل ها به درستی رعایت نشده باشند، ممکن است سیستم خاموش شود.”

https://www.wikihow.com/images/thumb/6/65/Write-an-Office-Letter-Step-17-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-17-Version-2.jpg

۲- از زبان تبعیض آمیز استفاده نکنید. از هیچ نوع تعمیم یا زبانی که از نظر دیگران توهین آمیز است استفاده نکنید. از عناوین خاص غیر جنسیتی برای تعمیم استفاده کنید و از اظهارات کلیشه ای خودداری کنید.

  • به عنوان مثال، از chairperson (رئیس) به جای chairman استفاده کنید یا به جای “the girls in the office” “دختران دفتر” بگویید “the office staff” “کارمندان دفتر”.

https://www.wikihow.com/images/thumb/c/cc/Write-an-Office-Letter-Step-18-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-18-Version-2.jpg

۳- از دستور زبان و کلمات مناسب استفاده کنید. از جملات کامل و پیچیده استفاده کنید. همیشه نامه خود را مجددا بخوانید تا مطمئن شوید جملات تان بهم چسبیده نباشند.

  • از اصطلاحات عامیانه یا کلمات سطح پایین استفاده نکنید، حتی اگر محبوب باشند. به عنوان مثال، از استفاده از کلماتی مانند: stuff (موارد)،  like(مانند) یا really (واقعاً) خودداری کنید.
  • از کلمات تکراری مانند a lot (بسیار زیاد)، good (خوب) یا nice (خوب) خودداری کنید.
  • از جملات ناکامل که به نظر می رسد پایانی ندارند و نیاز به نقطه گذاری دارند استفاده نکنید. مانند قرار دان ایده های بسیار در یک جمله.
  • مطمئن شوید جملاتتان کامل هستند.

https://www.wikihow.com/images/thumb/5/5e/Write-an-Office-Letter-Step-19-Version-2.jpg/v4-760px-Write-an-Office-Letter-Step-19-Version-2.jpg

۴-از قراردادهای نوشتاری مناسب استفاده کنید. این شامل نگارش و املا است. اگر شک دارید، از سیستم املا و دستور زبان سیستم پردازش کلمه خود استفاده کنید.

  • از شکل های اختصاری مانند LOL (خنده بلند) یا TTYL (بعدا با شما صحبت می کنم) استفاده نکنید.
  • از استفاده بیش از حد از علائم نگارشی خودداری کنید !!!!!!

پرسش و پاسخ

چگونه می توانم یک نامه رسمی را به پایان برسانم؟

عبارت های پایانی استاندارد مختلفی وجود دارند: “Kind regards” “با احترام”، “Sincerely” “با احترام”، “Respectfully” “با احترام”، “Yours” “ارادتمند شما”، “With respect” “با احترام”… به نظر شما بستگی دارد. استفاده از هرکدام از این موارد درست خواهد بود. استفاده از این عبارات معمول، باعث صرفه جویی در وقت می شود. اگر بخواهید خلاقیت به خرج دهید وقت بیشتری از گیرنده می گیرید. روش نوشتن آخر یک ایمیل یا نامه انگلیسی را در اینجا به طور کامل توضیح داده ایم!

حتما بخوانید: روش نوشتن نامه تجاری انگلیسی به یک شرکت یا فرد + نمونه

نکات

  • اگر از جنبه های مختلف نامه خود مطمئن نیستید، از شخص دیگری بخواهید که آن را تصحیح کند.
  • هرگز چیزی که نمی خواهید رئیس شما بخواند را ننویسید.
  • مایکروسافت آفیس و “wizards” قالب بندی مناسبی برای نامه های کاری ارائه می دهند.
  • املا و دستور زبان را از طریق  spell checkو همچنین خواندن مجدد نامه بررسی کنید.
  • برای اینکه مطمئن شوید نامه تان خوب به نظر می رسد آن را چندین بار بخوانید و اصلاح کنید.
  • حرفه ای بودن در تجارت مهم است. برای تولید هر نوع مکاتبات تجاری تنها به این راهکارها تکیه نکنید. از همکاران خود در مورد استانداردهای مکاتبات اطلاعات بیشتری کسب کنید.

قصد مهاجرت یا تحصیل در خارج از کشور را دارید؟ حتما بخوانید

mohajerat paziresh

حتما بخوانید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Fill out this field
Fill out this field
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست