در این مقاله به شما کمک می کنیم که با نامه اداری و رسمی آشنا شوید و ببینید که ساختار صحیح آن چگونه است. همچنین راهکارهایی را در اختیار شما قرار می دهیم که در نوشتن این نامه به طور صحیح به شما کمک می کند.
زمانی که نامه رسمی و اداری می نویسید، لحن نامه باید جدی و رسمی باشد. دانش آموزان اکثراً به نوشتن نامه های رسمی برای برنامه های رسمی و اداری خود نیاز دارند. اغلب هم مستاصل می مانند که چگونه نامه رسمی بنویسند.
نامه های رسمی و اداری عموماً به مقامات مختلف، ناحیه ها ادارات و دانشگاه ها ارجاع داده می شود. زمانی که یک نامه رسمی می نویسید، باید دقت کافی داشته باشید و مطمئن باشید که آن را شخصی نکرده اید. همچنین باید به نکته مورد نظر در نامه تمرکز کنید. دقیقا به آن ها بگویید که می خواهید چه چیزهایی را بدانند و اطلاعات خود را مستقیما به اشتراک بگذارید. همچنین نامه شما باید اطلاع دهنده باشد و تمام نوشتار با یکدیگر مرتبط باشند.
نامه های رسمی یک بخش مورد نیاز برای یک زندگی آکادمیک می باشند. مثلاً زمانی که می خواهید به یک معلم نامه بنویسید یا در مورد چیزی از مسئولین شکایت کنید، یا چیزی را درخواست بدهید، باید کاملا از عبارت رسمی استفاده کنید .
می خوای کل این سایت توی جیبت باشه؟ توی اپلیکیشن آموزش زبان انگلیسی چرب زبان، انگلیسی رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! در کمترین زمان انگلیسی مثل بلبل حرف بزن!
نامه رسمی (اداری) و غیررسمی چیست؟
بیایید نگاهی به بعضی از تفاوت های مهم بین انواع نامه های رسمی و غیر رسمی بیاندازیم:
| نامه رسمی | نامه غیر رسمی |
| برای اهداف تخصصی یا اداری نوشته می شود | معمولا برای اهداف شخصی پیش نویس می شود |
| به طور کامل از لحن رسمی در نوشتار استفاده می شود | استایل و سبک نوشتار نامه به صورت احساسی یا معمولی در این نوع نامه نوشتن رایج است |
| باید دقیق و کاملا به هدف اشاره داشته باشد | نامه های غیر رسمی می توانند طولانی باشند |
| مثال– مشتری ها، دانشگاه یا آموزشگاه | مثال– دوستان یا خویشاوندان |
هر نامه اداری از 4 بخش تشکیل می شود
بخش ۱: قالب بندی نامه
۱-درمورد قالب بندی نامه خود تصمیم بگیرید. سه قالب محبوب برای استفاده وجود دارند: block، modified block و semi-block. قالب بلوک (block) به این معنی است که تمام عناصر نامه در سمت چپ صفحه تراز شده اند، بلوک اصلاح شده (modified block) اجازه می دهد تا برخی از عناصر به سمت راست منتقل شوند، و نیمه بلوک (semi-block) به سمت چپ تراز شده است اما هر پاراگراف دارای تو رفتگی است.
- قالب بلوک رسمی ترین و پرکاربردترین قالب است. اگر از نوع قالب مناسب با نامه خود مطمئن نیستید، قالب بلوک بهترین گزینه خواهد بود.
- به خاطر داشته باشید که سازمان های مختلف از تکنیک های مختلف قالب بندی استفاده می کنند، بنابراین در قالب بندی انعطاف پذیر باشید.
۲- یک فونت (قلم) انتخاب کنید. قلم استاندارد Times New Roman با اندازه ۱۲ است. Arial نیز یک قلم قابل قبول محسوب می شود. نکته مهمی که باید به خاطر بسپارید، قابل خواندن بودن نامه و مخاطبین آن است.
- برای مثال، اگر در حال نوشتن به یک سازمان محافظه کار هستید، باید قلم استاندارد Times New Roman را انتخاب کنید. از طرف دیگر، اگر سازمان مورد نظر لیبرال تر باشد، در انتخاب قلم گزینه های بیشتری خواهید داشت.
۳-حاشیه های خود را تنظیم کنید. حاشیه فضای خالی سفید در حاشیه منطقه نامه است. [۴] اکثر پردازنده ها به طور خودکار روی حالت استاندارد تنظیم شده اند (حاشیه های ۱ اینچی از چهار طرف)، اما می توانید بررسی کنید تا مطمئن شوید که از قالب درست استفاده می کنید.
- با استفاده از حالت پیش نمایش چاپ، اندازه های نامه را بررسی کنید.
۴- برای تایپ نامه آماده شوید. نامه های کاری باید تایپ شوند و روی کاغذ سفید و خالی در ابعاد ۸ ½ * ۱۱ چاپ شوند.
حتما بخوانید: آموزش اصول نامه نگاری انگلیسی در شرایط مختلف+pdf
بخش ۲: ارائه اطلاعات اولیه
۱-عنوان را ایجاد کنید. عنوان آدرس فرستنده نامه (معمولاً ۲-۳ خط) است و حاوی اطلاعاتی در مورد سازمان است که خواننده می تواند در مکاتبات از آن استفاده کند. شامل نام سازمان (خط اول)، نام خیابان (خط دوم) و شهر و ایالت (خط سوم).
- عنوان باید از بالای صفحه دو اینچ فاصله داشته باشد.
- اطلاعات تماس اضافی (تلفن، ایمیل، فکس) نیز می تواند پس از خط سوم ذکر شود.
- سعی کنید از شکلهای اختصاری استفاده نکنید (برای مثال، به جای street ننویسید st ) اگر می خواهید از نام های اختصاری استفاده کنید، حتماً از اختصارات استاندارد خدمات پستی استفاده کرده و با حروف بزرگ تایپ کنید.
- اگر شرکت شما دارای سربرگی است که شامل تمام اطلاعات شناسایی سازمان می باشد، لازم نیست قسمت عنوان را درج کنید.
۲- تاریخ را درج کنید. هنگام استفاده از قالب بلوک، همیشه یک خط را خالی بگذارید و سپس تاریخ را در زیر آدرس فرستنده قرار دهید. قالب بندی استاندارد آمریکایی برای تاریخ: ماه، روز و سال (شامل کاما بعد از روز) است. ماهها را کوتاه نکنید و از چهار رقم برای سالها استفاده کنید.
- قالب بندی استاندارد انگلیسی برای تاریخ: روز، ماه، سال (بدون کاما) است.
- در صورت استفاده از سربرگ به جای عنوان، تاریخ را سه خط پایین تر از آخرین خط سربرگ قرار دهید.
۳- آدرس گیرنده را درج کنید. آدرس گیرند شامل عنوان، نام کامل و آدرس گیرنده است و باید یک خط پایین تر از آدرس پستی فرستنده یا یک اینچ پایین تر از تاریخ باشد. آدرس گیرنده همیشه باید به سمت چپ تراز شود.
- همیشه برای یک فرد خاص در یک سازمان بنویسید. اگر نام و عنوان فرد را در اختیار ندارید، برای انجام تحقیقات با آنها تماس بگیرید یا این کار را به صورت آنلاین انجام دهید.
- از بالاترین عنوان ممکن (دکتر، استاد و غیره) استفاده کنید. اگر خطاب به یک زن بدون هیچ عنوان حرفه ای می نویسید، باید بدانید که بر حسب وضعیت تاهل شخص از کدامیک از عناوین مربوط به خانم ها (Mrs., Ms., Miss) استفاده کنید. اگر شک دارید، از Ms. که برای خانم های مجرد و متاهل کاربرد دارد استفاده کنید.
- هنگام استفاده از آدرس های بین المللی، نام کشور (با حروف بزرگ) را در آخرین خط بنویسید.
حتما بخوانید: ۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!
بخش ۳: دلیل نوشتن نامه را توضیح دهید
۱-سلام یا تعارفات معمول را درج کنید. از همان نام / عنوان استفاده شده در آدرس گیرنده استفاده کنید. نوع سلام و احوالپرسی به رابطه شما با گیرنده بستگی دارد، اما متداول ترین روش استفاده از “Dear” و در ادامه نام گیرنده و دو نقطه می باشد. سلام و تعارفات معمول، باید در حاشیه سمت چپ، دو خط پایین تر از آدرس گیرنده قرار بگیرد.
- اگر نام گیرنده را نمی دانید، می توانید از عباراتی مانند “To whom it may concern” “به افراد و مسئولین مربوطه” یا “Dear Sir or Madam” ” خانم یا آقای عزیز” استفاده کنید.
- در انگلیسی بریتیش، پس از نام گیرنده نیازی به دو نقطه ندارید. جای آن را خالی بگذارید یا از کاما استفاده کنید.
۲- تصمیم بگیرید که آیا می خواهید یک خط موضوع داشته باشید یا خیر. خط موضوع جمله ای است که به خواننده کمک می کند تا هدف نامه شما را به سرعت درک کند. این قسمت کاملاً اختیاری است. معمولاً پس از کلمه Subject: یا Re: قرار می گیرد و می تواند یک خط پایین تر از سلام و احوالپرسی یا مستقیماً بعد از آدرس گیرنده درج شود.
- برای برجسته کردن خط موضوع، می توانید از قلم های بولد، یا حروف بزرگ استفاده کنید، یا متن را زیرنویس کنید.
۳- یک پاراگراف بدنه مقدماتی درج کنید. در این قسمت شما هم خودتان و هم هدف نوشتن نامه را معرفی می کنید. آن را به سمت چپ، دو خط پایین تر از سلام و احوالپرسی (یا هر آنچه قبل از بدنه نامه باشد) تراز کنید.
- در صورت استفاده از قالب های بلوک یا بلوک اصلاح شده، تورفتگی لازم نیست. در صورت استفاده از قالب نیمه بلوک، از تو رفتگی استفاده کنید.
۴- سایر پاراگرافهای بدنه را درج کنید. این پاراگرافها باید جزئیات بیشتر و اطلاعات بیشتری در مورد موضوع یا هرگونه اطلاعات دیگر را بازگو کنند. این قسمت باید در سمت چپ تراز شود و در صورت استفاده از قالب نیمه بلوک، تورفتگی داشته باشد. قبل از هر پاراگراف جدید یک خط فاصله بگذارید.
- هر زمان که یک ایده جدید یا اطلاعات جدیدی را معرفی می کنید، یک پاراگراف جدید اضافه کنید.
- به یاد داشته باشید که مختصر و مفید بنویسید و روی موضوع اصلی تمرکز کنید. سعی کنید پاراگراف های خود را طولانی تر از حد لازم ننویسید.
حتما بخوانید: نکات بسیار مهم برای ایمیل کردن رزومه انگلیسی برای دانشگاهها یا شرکتها
بخش ۴: نتیجه گیری نامه
۱-یک پاراگراف پایانی درج کنید. این پاراگراف پایانی نامه شماست و باید موضوع اصلی نامه را به خواننده یادآوری کند و در صورت لزوم از او درخواست پیگیری کند.
۲-عبارت پایانی را وارد کنید. این عبارت یک جمله کوتاه و مودبانه است که نامه شما را به پایان می رساند. و باید یک خط پایین تر از انتهای بدنه نامه باشد. عبارت های پایانی استاندارد شامل عباراتی مانند Sincerely، Sincerely yours یا Yours truly به معنی با احترام یا ارادتمند شما هستند.
- کلمه اول عبارت پایانی همیشه با حروف بزرگ نوشته می شود در حالیکه کلمه دوم از این قانون پیروی نمی کند.
- عبارات پایانی در قالب بلوک به سمت چپ تراز می شوند و در بلوک اصلاح شده، به مرکز. برای قالب بندی نیمه بلوک، عبارت پایانی خود را کاملاً متمرکز کنید.
- گزینه های دیگر عبارتند از: Respectfully، Very truly yours ، Regards و Cordially که همگی به منی با احترام هستند.
۳- نام و امضای خود را درج کنید. بعد از عبارت پایانی، چهار بار روی enter ضربه بزنید تا به محل وارد کردن امضا برسید. سپس نام و نام خانوادگی خود را تایپ کنید. عنوان شما می تواند در زیر نام شما گنجانده شود.
- برای امضا، از خودکار آبی یا سیاه استفاده کنید.
- امضای شما باید با اولین حرف نام تایپ شده شما شروع شود.
۴-در صورت لزوم نمادهای پایانی را درج کنید. نمادهای پایانی شامل هرگونه اطلاعات اضافی می باشند. اطلاعات باید در حاشیه سمت چپ، دو خط پایین تر از امضا قرار بگیرد.
- درصورتیکه شخصی غیر از نویسنده نامه آن را تایپ می کند، حروف اول نام و نام خانوادگی او درج می شود. ابتدا نام و نام خانوادگی نویسنده (با حروف بزرگ)، و پس از آن علامت دو نقطه قرار می گیرد، سپس حرف اول نام و نام خانوادگی تایپیست با حروف کوچک آورده می شود.
- ضمیمه ها موارد دیگری هستند که همراه با نامه ارسال می شوند و با کلمه “Enclosures” یا مخفف “Enc” یا “Encs” مشخص می شوند. اگر چندین ضمیمه وجود داشته باشند، باید تعداد آنها را در پرانتز مشخص کنید.
فرمت و نمونه نامه اداری
زمانی که در حال نوشتن یک نامه اداری هستید، بسیار مهم است که فرمت آن را بدانید و سپس فرمت نامه را کاملاً تخصصی نگه دارید. انگار که این نامه برای اهداف اداری نوشته می شود و حتماً مشکلات تخصصی را در نامه بیان کنید . در چنین حالتی باید از فرمت نوشتاری نامه اداری استفاده کنید.
- جزئیات مخاطب ارسال کننده (نام و نام خانوادگی شما، شماره تماس و آدرس)
- تاریخ
- نام و آدرس دریافت کننده
- ادای احترام (معمولا عبارت Dear Sir/Madam یا کلمه Dear و نام طرف)
- بدنه اصلی (۲ یا سه پاراگراف -در پاراگراف اول خودتان را معرفی کنید در دومی جزئیات و دلیل نوشتن نامه را بگویید و در سومی نتیجه گیری و اینکه دقیقا چه چیزی می خواهید)
- بستن نامه (معمولا عبارت Regards یا Thanks)
- پیوست / ضمیمه (اگر هست)
- نام و امضای شما
برای این که شک شما در مورد نوشتار نامه برطرف شود ، در این قسمت نمونه ای از یک نامه اداری را مشاهده می کنید:
موضوعات نامه اداری
ممکن است دلایل مختلفی برای نوشتن یک نامه اداری وجود داشته باشد که این دلایل شامل موارد زیر هستند:
- درخواست مرخصی به دلیل بیماری
- درخواست مرخصی به دلیل ازدواج
- درخواست مرخصی به دلیل بچه دار شدن
- نامه استعفا
- نامه ملاقات
- نامه پیشنهاد شغلی
- نامه شکایت
- نامه تجاری
فرمت نامه اداری
فرمت عمومی نامه اداری به شکل زیر است:
فرمت نامه اداری آکادمیک (دانشگاهی علمی)
در نامه آکادمیک و علمی با موضوعات دانشگاهی و علمی باید نامه اداری با فرمت زیر اعمال شود . این نوع نامه اداری با فرمت مشابه باید توسط دانشجویانی دنبال شود که تحت نظر این هئیت تحصیل می کنند.
۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!
نامه اداری استعفا
نامه استعفا یک نامه اداری است که کارمند آن را به مدیر خود در صورت تمایل برای استعفا برای یک دلیل خاص می نویسد که فرمت آن به شکل زیر است:
نمونه نامه اداری (اشاره به یک مشکل)
نمونه نامه اداری در این قسمت آورده شده است که توسط ویرایشگر یک روزنامه نوشته شده و به مشکلاتی که آن ها با آن مواجه هستند، اشاره می کند و در روزنامه به آن تاکید می شود و توجه مسئولین را جلب می کند.
نامه دعوت رسمی (Invitation letter)
نامه دعوت برای دعوت از افرادی به یک مراسم خاص نوشته می‌شود. بعضی از نمونه های آن: دعوت بالا دستی به یک مراسم تودیع و معارفه در دانشگاه، از طرف کمپانی برای دعوت کردن جشن سالگرد شرکت، دعوت برای یک ملاقات یا یک کنفرانس و غیره می باشد. نوشتار نامه دعوت به شکل زیر است.
نکات دیگر
- اگر از جنبه های مختلف نامه خود مطمئن نیستید، از شخص دیگری بخواهید که آن را تصحیح کند.
- هرگز چیزی که نمی خواهید رئیس شما بخواند را ننویسید.
- مایکروسافت آفیس و “wizards” قالب بندی مناسبی برای نامه های کاری ارائه می دهند.
- املا و دستور زبان را از طریق spell check و همچنین خواندن مجدد نامه بررسی کنید.
- برای اینکه مطمئن شوید نامه تان خوب به نظر می رسد آن را چندین بار بخوانید و اصلاح کنید.
- حرفه ای بودن در تجارت مهم است. برای تولید هر نوع مکاتبات تجاری تنها به این راهکارها تکیه نکنید. از همکاران خود در مورد استانداردهای مکاتبات اطلاعات بیشتری کسب کنید.
