آموزش اصول نامه نگاری انگلیسی در شرایط مختلف+pdf

آشنایی با نحوه نوشتن نامه یک مهارت اساسی است که برای برقراری ارتباط یا تبادل اطلاعات، در کسب و کار، دانشگاه و روابط شخصی مورد استفاده قرار می گیرد. در اینجا یک راهنمای کلی در مورد چگونگی انعکاس افکار خود بر روی کاغذ در یک قالب صحیح آورده شده است. با ما همراه باشید و اصول نامه نگاری را بیاموزید.

بخش ۱: نوشتن نامه های رسمی

۱-بدانید در چه مواقعی باید نامه رسمی بنویسید. برای نوشتن به شخصی که ارتباط حرفه ای با او دارید، باید نامه رسمی بنویسید. مانند نامه هایی که به ادارات دولتی یا مشاغل دولتی ارسال می کنید.

• این نامه ها ابتدا باید تایپ شوند، و سپس چاپ شوند. برای انجام این کار می توانید از هر نرم افزاری برای ویرایش متن استفاده کنید، مانند مایکروسافت ورد، OpenOffice یا Text Edit. اگر نامه فوری است یا گیرنده ایمیل را ترجیح می دهد، می توانید به جای آن یک ایمیل بفرستید.
• برای نوشتن به رئیس یا همکار فعلی خود، می توانید چندان رسمی نباشید. ایمیل معمولاً روش خوبی است و نیازی به درج آدرس در بالای صفحه ندارد.

۲-آدرس خود و تاریخ نوشتن نامه را در بالای صفحه بنویسید. نام و آدرس خود را در بالای صفحه، در سمت چپ بنویسید. اگر در حال نوشتن یک نامه تجاری هستید، از نام و آدرس شرکت استفاده کنید یا روی سربرگ شرکت بنویسید. در هر صورت، دو خط را خالی بگذارید و تاریخ روز را درج کنید.

• تاریخ کامل را بنویسید.  ۱۹ September 2014(بریتیش) یا September 19, 2014 (آمریکایی). به جای هر دو می توانید از فرمت Sept. 19, 2014 یا ۱۹/۹/۱۴ استفاده کنید.
• هنگام نوشتن ایمیل لازم نیست تاریخ را درج کنید.

حتما بخوانید: آموزش روش نوشتن نامه انگلیسی به سفارت هر کشوری+ ۲ نمونه عالی

۳-نام و آدرس گیرنده را بنویسید. در زمان نوشتن نامه دو خط خالی درج کنید و اطلاعات مخاطبی که برای او می نویسید را وارد کنید. هر یک از اینها را روی یک خط جداگانه بنویسید:

• عنوان و نام کامل
• نام شرکت یا سازمان (در صورت وجود)
• آدرس کامل (در صورت لزوم از دو یا چند خط استفاده کنید)

۴- قسمت سلام و تعارفات مرسوم را بنویسید. مجددا یک خط خالی بگذارید، سپس دریافت کننده را با “Dear” و به دنبال آن نام شخص مورد نظر مورد خطاب قرار دهید. می توانید از نام خانوادگی یا نام کامل (نام اول و نام خانوادگی) استفاده کنید، اما هرگز نام اول شخص را به تنهایی بکار نبرید. در صورت لزوم عنوان حرفه ای مختصر شخص را درج کنید.

• اگر عنوان شغلی شخص را می دانید اما نام او را نمی دانید، می توانید از عبارتی مانند “Dear Health Inspector” “بازرس بهداشت محترم” یا یک عبارت مشابه استفاده کنید. معمولاً می توانید نام افراد را با یک جستجوی ساده آنلاین پیدا کنید.
• اگر مخاطب خاصی ندارید، “Dear Sir or Madam” “آقا یا خانم عزیز” یا “To Whom It May Concern” “قابل توجه افراد مربوطه” را امتحان کنید. البته این موارد کمی قدیمی به نظر می رسند، بنابراین سعی کنید در صورت امکان از آنها پرهیز کنید.

۵- متن نامه را بنویسید. نامه های رسمی باید با یک عبارت واضح و مشخص که هدف نامه را بازگو می کند آغاز شوند. از شکل مخفف کلمات استفاده نکنید و سوالات را به صورت رسمی بیان کنید. به جای Do you want to…? (آیا می خواهید؟) از Would you be interested in…? ( آیا تمایل دارید؟) استفاده کنید. نامه را پس از اتمام از نظر املایی و دستور زبان تصحیح کنید، یا از یک دوست بخواهید که به شما کمک کند.

• اگر نامه کاری و رسمی می نویسید، کوتاه و مستقیم بنویسید. اگر در حال نوشتن یک نامه دوستانه به یکی از خویشاوند دور یا نزدیک خود هستید، می توانید کمی طولانی تر بنویسید. به هرحال بهتر است نامه شما بیش از یک صفحه نباشد.

۶-از تعارفات معمول در پایان نامه ها استفاده کنید. با این کار نامه خود را با یک یادداشت خوب به پایان می رسانید و با گیرنده ارتباط برقرار می کنید. بعد از پاراگراف آخر نامه، این تعارفات معمول ( complimentary close) را درج کنید. برای نامه های رسمی، از “Sincerely yours,””ارادتمند شما”، “Kindest regards,””با احترام” یا “Best wishes” “با بهترین آرزوها” استفاده کرده و در سطر بعدی امضای خود را وارد کنید:

• برای نامه های رسمی تایپ شده، تقریباً چهار فاصله بین تعارف پایانی و امضا (نام کامل) تایپ شده خود بگذارید. نامه را چاپ کنید، سپس نام خود را با خودکار آبی یا سیاه در آن فضای خالی درج کنید.
• در ایمیل های رسمی، باید نام کامل خود را بعد از این تعارفات وارد کنید.
• هنگامی که نام خود (امضا) را در انتهای یک نامه رسمی درج می کنید، می توانید برای خودتان از یک عنوان استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر یک زن متاهل می توانید از “Mrs. Amanda Smith” “خانم آماندا اسمیت” استفاده کنید.

۷- نامه را تا بزنید. اگر می خواهید نامه را از طریق پست ارسال کنید، آن را مطابق تصویر بالا تا بزنید. با تا زدن نامه به این روش مطمئن می شوید که در بیشتر پاکت ها جای می گیرد.

۸- آدرس را روی پاکت نامه وارد کنید (اختیاری). مرکز پاکت را، چه در طول و چه در عرض، پیدا کنید. آدرس کامل گیرنده را مانند زیر در این قسمت وارد کنید:

• Mr. John Smith (آقای جان اسمیت)
• ۱۲۳ ABC St. (خیابان ۱۲۳ ABC)
• New York City, NY 99999 (شهر نیویورک ، نیویورک ۹۹۹۹۹)

۹- آدرس پستی خود را روی پاکت (اختیاری) بنویسید. اگر خدمات پستی ایالات متحده به هر دلیلی نتواند نامه شما را تحویل دهد، نامه را بدون پرداخت هیچگونه هزینه اضافی به آدرس پستی شما ارسال خواهد کرد. این قسمت را مانند آدرس گیرنده (ذکر شده در بالا) درج کنید؛ تنها تغییر این است که ممکن است بخواهید به جای نام کامل نام خانوادگی خود را ذکر کنید.

بخش ۲: نوشتن نامه های غیررسمی

۱-تصمیم بگیرید که نامه شما چقدر باید رسمی باشد. نحوه نوشتن نامه به رابطه شما با گیرنده آن بستگی دارد. دستورالعمل های زیر را در نظر بگیرید:

• اگر برای یک خویشاوند دور یا مسن و یا یک فرد آشنا می نویسید، بهتر است نامه تان نیمه رسمی باشد. اگر آن شخص قبلاً برای شما ایمیل ارسال کرده است، شما نیز می توانید در پاسخ از ایمیل استفاده کنید. اگر اینطور نیست، یک نامه دست نویس مطمئن تر خواهد بود.
• اگر برای یک دوست یا عضوی از خانواده خود می نویسید، ایمیل یا نامه دست نویس هر دو مناسب خواهند بود.

۲- با سلام کردن شروع کنید. سلام و تعارفاتی که استفاده می کنید به ارتباط شما با گیرنده نامه و همچنین میزان رسمیت نامه بستگی دارد. در اینجا برخی احتمالات آمده است:

• اگر نامه نیمه رسمی می نویسید، می توانید از “Dear” یا “Hello” به عنوان سلام استفاده کنید. از نام شخص مقابل همانطور که با یکدیگر صحبت می کنید و یا در صورت لزوم از عنوان های (Mr or Ms) استفاده کنید.
• اگر نامه غیررسمی می نویسید، می توانید از “Dear” یا “Hello,” و همچنین تعارفات غیر رسمی مانند  “Hi” یا “Hey” نیز استفاده کنید. پس از آن نام اول فرد را درج کنید.

حتما بخوانید: ۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!

۳- متن نامه را شروع کنید. به خط بعدی بروید و شروع به نوشتن کنید. اگر در حال نوشتن یک نامه شخصی هستید، احوال گیرنده را جویا شوید. این می تواند به اندازه “I hope you are well” “امیدوارم حال شما خوب باشد” رسمی یا به اندازه “How’s it going? ” “اوضاع چگونه است؟” غیر رسمی باشد. تصور کنید گیرنده در مقابل شماست؛ در این شرایط چگونه با او صحبت خواهید کرد؟

۴- آنچه که باید برای برقراری ارتباط بگویید را بنویسید. هدف اصلی این نامه برقراری ارتباط است. بگذارید شخص مقابل از آنچه در زندگی شما اتفاق می افتد مطلع شود، از جمله جزئیات. به عنوان مثال، به مادربزرگ خود نگویید “Thank you for the gift” “از هدیه شما متشکرم” – به او نشان دهید که این هدیه برایتان بسیار مهم است: “My friends and I spent all night playing the game you sent me. Thank you!” “من و دوستانم تمام شب را با بازی ای که برای من ارسال کردی مشغول بودیم. متشکرم!” موضوع نامه هرچه که باشد، به اشتراک گذاری اطلاعات باید کانون آن باشد.

• بدانید که چه چیزهایی را نباید بنویسید. نامه ای که با عصبانیت و یا از روی ترحم نوشته شده است، نباید ارسال شود. اگر چنین نامه ای را نوشته اید و از ارسال آن مطمئن نیستید، قبل از اینکه آن را در صندوق پستی بیاندازید اجازه دهید چند روزی بگذرد- ممکن است نظرتان تغییر کند.

۵- نامه را به اتمام برسانید. پایان نامه در نامه های غیررسمی، میزان نزدیکی شما با گیرنده را منعکس کند. اگر برای همسر، دوست صمیمی یا یکی از اعضای خانواده خود می نویسید، می توانید از “Affectionately,” “دوستدار شما”، “Fondly  “دوستدار شما” یا “Love” “با عشق” استفاده کنید. برای یک نامه نیمه رسمی، “Sincerely,” “ارادتمند شما”، “Regards,” “با احترام” یا “Best.” “با بهترین آرزوها” می تواند گزینه بهتری باشد.

• جمله آخر نامه معمولا یک عبارت قدیمی است که در ابتدا یک سبک رسمی بود، اما شما می توانید هنگام نوشتن نامه به یک دوست نزدیک، از روش های دیگری نیز استفاده کنید. به عنوان مثال، بعد از پاراگراف آخر نامه خود “I remain, as ever, your devoted servant,” “من مثل همیشه بنده فداکار شما خواهم بود” را نوشته، سپس نام خود را درج کنید.
• اگر می خواهید بعد از متن نامه چیزی اضافه کنید، از P.S استفاده کنید، Postscript به معنای پی نوشت می باشد.

۶- نامه را ارسال کنید. نامه را در یک پاکت قرار دهید. تمبر بزنید، آدرس گیرنده را درج کنید و آن را ارسال کنید.

بخش ۳: نمونه ها

نمونه نامه کاری

نمونه نامه نیمه رسمی

نمونه نامه دوستانه

حتما بخوانید: آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)

نمونه نامه انتقاد به همکلاسی

نمونه نامه انتقاد به همکار

نمونه نامه به ناشر

حتما بخوانید: جواب ایمیل استاد به انگلیسی: همه نکات مهم که باید بدانید!

نمونه نامه از زن به مرد

نمونه نامه از مرد به زن

پرسش و پاسخ

بهترین راه برای شروع یک نامه چیست؟

این بستگی زیادی به گیرنده و میزان رسمیت نامه دارد. اگر کسی باشد که به خوبی او را می شناسید، احتمالاً می توانید سلام و احوالپرسی را با استفاده از نام اول او انجام دهید (“Dear Lucy”). برای موقعیت های رسمی تر، از عنوان آنها (مانند Mr., Mrs., Dr.) استفاده کرده سپس نام خانوادگی آنها را درج کنید. “Dear” در بیشتر موارد قابل قبول است، اما می توانید برای اشخاصی که به آنها نزدیکی بیشتری دارید از “Dearest” یا “My Dear” نیز استفاده کنید.

چگونه می توانیم به دوستان خود نامه بنویسیم؟

وقتی برای یک دوست می نویسید، آزادی زیادی برای “شکستن قوانین” دارید. اگر شما و دوستتان رابطه صمیمی و نزدیکی داشته باشید، می توانید بسیار غیررسمی پیش بروید ( “Hey, Bob! What’s up? Yrs Truly, Hank” “سلام ، باب! چه خبر؟ ارادتمند تو، هنک”). با این وجود، می توانید از روش سنتی نامه نویسی استفاده کنید، و رسمی تر بنویسید. نامه خود را با عبارتی پایان دهید که حال و هوای نامه و رابطه شما را منعکس می کند، مانند “Yours,” “ارادتمند شما”، Your friend,” “دوستدارشما” یا “Cheers.” “خدانگهدار”.

حتما بخوانید: بهترین روش نوشتن ایمیل های درخواست یک چیز به انگلیسی

انگلیسی من زیاد خوب نیست. چگونه می توانم با این وجود نامه خوبی بنویسم؟

از انگلیسی زبانان بومی یا انجمن های آنلاین انگلیسی کمک بخواهید. اگر سطح آشناییتان با زبان انگلیسی بسیار پایین است، بهتر است کسی نامه را برای شما بنویسد. او باید نامه را با “I am writing on behalf of (your name).” آغاز کند که به این معنی است که نامه را از طرف شما می نویسد.

تفاوت بین کاما و دو نقطه چیست؟

در هنگام مکث در جمله، کاما استفاده می شود. به عنوان مثال: I like cooking, ponies and my friends (من آشپزی، اسب های کوتاه و دوستانم را دوست دارم). علامت دو نقطه به معنای “توجه به آنچه در پی می آید” است و برای معرفی یک فهرست، نقل قول یا مثال استفاده می شود. به عنوان مثال: chicken, pineapples, beetroot (مرغ، آناناس، چغندر). وقتی دو بند مستقل داشته باشیم از نقطه ویرگول استفاده می کنیم. اصولاً از آن به جای نقطه استفاده می شود. به عنوان مثال: I like the colour blue; my friend likes the colour pink (من رنگ آبی را دوست دارم؛ دوست من رنگ صورتی را دوست دارد).

امضای باید در کدام قسمت صفحه قرار بگیرد؟

عبارت (“Yours sincerely”) و امضاء می توانند در حاشیه سمت چپ یا راست قرار بگیرند. سمت چپ کمی رسمی تر است.

کدام طرف برای درج آدرس مناسب است؟

آدرس خود را در گوشه بالا سمت راست صفحه بنویسید. آدرس شخصی که در حال نوشتن به او هستید، یعنی گیرنده نامه را در سمت چپ صفحه بنویسید.

حتما بخوانید: نمونه نامه غیر رسمی انگلیسی به دوست صمیمی +همه نکات مهم

نامه تشکر باید رسمی یا غیر رسمی باشد؟

نامه تشکر معمولا باید رسمی باشد ً مگر اینکه برای یک دوست صمیمی نوشته شود، در کل این امر متناسب با گیرنده نامه است. برای مادربزرگتان در مورد زندگی خود بگویید، اما هنگام تشکر از یک مصاحبه کننده شغلی، روی اشتیاق و مهارت های شغلی خود متمرکز شوید.

نکات

• سعی کنید نامه را روی آنچه که مورد علاقه گیرنده است، متمرکز کنید.
• “Dear” و تعارفات دیگر معمولاً با کاما دنبال می شوند، اما در نامه های رسمی می توانیم به جای آن از دو نقطه نیز استفاده کنیم.
• هنگام نوشتن نامه شکایت، تا حد ممکن معقول و مودب باشید – در این صورت احتمالاً می توانید به یک پاسخ مطلوب برسید.
• اگر در حال چاپ یک نامه فوق رسمی هستید، از کاغذهایی استفاده کنید که سنگین تر از کاغذ کپی هستند.
• اگر می خواهید یک ایمیل رسمی یا نیمه رسمی ارسال کنید، از یک آدرس ایمیل رسمی استفاده کنید. آدرسی مانند “sweetstar189” قطعا به اندازه “jane.smith” جدی گرفته نخواهد شد.
• متن نامه را با خودکار آبی یا مشکی بنویسید.
• حتما آدرس ها را به درستی درج کنید .
• پاراگراف های خود را با تورفتگی شروع کنید.
• به یاد داشته باشید که حداقل دو بار نامه تان را مرور و تصحیح کنید.
• اگر نامه می نویسید، حتماً از خودکاری استفاده کنید که جوهر آن پخش نشود.

   دانلود این آموزش به صورت PDF

بسیار کاربردی برای کسانی که قصد تحصیل در خارج از کشور دارند

• ۱۶ سوال رایج درباره اپلای و پذیرش دانشگاههای خارج از کشور
• ۱۹ سوال معمول در مصاحبه های خارج از کشور
• ۳۰ ترفند بسیار مهم ویژه نوشتن رزومه
• بهترین روش نوشتن انگیزه نامه