تجارت

روش نوشتن نامه تجاری انگلیسی به یک شرکت یا فرد + نمونه

Gamma koli

این مقاله به شما کمک می کند تا نامه های تجاری مورد نیاز در شرایط مختلف مانند درخواست های شغلی، درخواست یا تحویل اطلاعات را بنویسید. نمونه هایی که بطور خاص در این مقاله مورد بحث قرار می گیرند، نامه درخواست کار و توصیه نامه هستند، اما علاوه بر این موارد استراتژی های لازم برای نوشتن نامه های تجاری را نیز پوشش خواهیم داد.

اصولی که باید در نظر داشته باشید

۱- نامه های تجاری متفاوت هستند

این نوع مکاتبات معمولاً با مکاتبات علوم انسانی، علوم اجتماعی یا سایر رشته های دانشگاهی کاملاً متفاوت هستند. مکاتبات تجاری باید واضح و مختصر باشند نه تحریک آمیز یا خلاق و ویژگی ها و حقایق را مورد تأکید قرار دهد. البته این تمایز باعث نمی شود که مکاتبات تجاری برتر یا پایین تر از سبک های دیگر باشد. بلکه هدف و ملاحظات منحصر به فرد آنها را منعکس می کند.

هنگام نوشتن یک سند شغلی، باید فرض کنید مخاطبان شما مدت زمان محدودی برای خواندن آن دارند. خوانندگان شما به آنچه می گویید علاقه دارند زیرا نوشته های شما بر دنیای کاری آنها تأثیر می گذارد. آنها می خواهند “حرف آخر” شما را بشنوند.

حتما بخوانید: آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)

مکاتبات تجاری با شیوه مکالمه ای که اغلب در پیام های ایمیل مشاهده می شود متفاوت هستند و به سبک رسمی تر و قانونی که در قراردادها وجود دارد نوشته می شوند. سبکی بین این دو روش برای اکثر متن ها، ایمیل ها و نامه ها مناسب است. لحن بیش از حد رسمی می تواند به خوانندگان حس عدم نزدیکی را القا کند، و لحن بیش از حد صمیمی نیز ممکن است ناشایست یا غیرحرفه ای به نظر برسد. در نامه های تجاری، مانند همه نوشتارها، باید مخاطب خود را بشناسید.

در بیشتر موارد، نامه شما اولین تاثیری است که روی شخصی مقابل ایجاد می کنید. اگرچه مکاتبات تجاری با گذشت زمان رسمیت کمتری پیدا کرده اند، اما همواره باید توجه داشته باشید که محتوای نامه شما واضح باشد و با دقت نوشته شود.

۲- ضمایر و فعل های معلوم در مقابل مجهول

ضمایر شخصی (مثل من، ما و شما) در نامه ها و مکاتبات مهم هستند. در چنین اسنادی بهتر است خودتان را به عنوان من و خواننده را به عنوان شما خطاب کنید. در نامه هایی که از طرف یک شرکت نوشته می شوند باید از ضمیر ما استفاده شود، و در این حالت شرکت به آنچه شما نوشته اید متعهد می شود. در اظهار نظرها، از من و در زمان ارائه خط مشی شرکت، از ما استفاده کنید.

بهترین نویسندگان تلاش می کنند به سبکی دست پیدا کنند که کاملاً واضح باشد و پیام های آنها را به درستی انتقال دهد. یک راه مناسب برای دستیابی به یک سبک نوشتاری واضح، به حداقل رساندن استفاده از افعال مجهول است. اگرچه گاهی اوقات استفاده از افعال مجهول ضروری است، اما در اکثر موارد خواننده را کسل می کند و مبهم یا بیش از حد غیر شخصی به نظر می رسد. در اینجا مثالی از دو جمله معلوم و مجهول آورده شده است:

جمله مجهول:

  • “The net benefits of subsidiary divestiture were grossly overestimated.”   “سود خالص واگذاری شرکتهای فرعی بیش از حد تخمین زده شده بود.”
[چه کسی سود را بیش از حد ارزیابی کرده است؟]

جمله معلوم:

  • Active voice: The Global Finance Team grossly overestimated the net benefits of subsidiary divestiture.  تیم مالی جهانی سود خالص واگذاری شرکتهای فرعی را بیش از حد ارزیابی کرد.

مشخص است که جمله دوم واضح تر است و ترجیح داده می شود.

البته، در هر قاعده استثنائاتی نیز وجود دارد. اگر شما رئیس تیم مالی جهانی باشید چه می کنید؟ ممکن است بخواهید پیام خود را بدون جلب توجه بیش از حد به این واقعیت که مسئولیت این خطا به عهده تیم شما بوده است منتقل کنید. جملات مجهول به شما اجازه می دهند تا روی هر نقطه ای که می خواهید تمرکز کنید- اما باید از آنها کمتر استفاده کنید.

۳- تمرکز و ویژگی ها

نامه های تجاری باید واضح و مختصر باشند. اما باید مواظب باشید که سند شما به مجموعه ای از جملات کوتاه بی معنی و ناموزون تبدیل نشود. این نکته را هم بخاطر داشته باشید که “مختصر” به معنای “رک” نیست – شما باید به لحن خود و مخاطبی که برای او می نویسید فکر کنید. مثالهای زیر را در نظر بگیرید:

پس از بررسی دقیق طرح پیشنهادی شما، تصمیم گرفتیم پروژه های دیگر را در این سه ماهه در اولویت قرار دهیم.

هیچ کس به ایده پروژه شما علاقه ندارد، بنابراین ما نمی خواهیم بودجه لازم را به شما ارائه دهیم.

حتما بخوانید: نکات بسیار مهم برای ایمیل کردن رزومه انگلیسی برای دانشگاهها یا شرکتها

جمله اول یک نسخه ضعیف تر است و بر واقعیت هایی که به طور مستقیم به نکته آن ربطی ندارند تمرکز می کند. جمله دوم اطلاعات را به روشی ساده و مستقیم ارائه می دهد. اما کاملا مشخص است که عبارت اول دیپلماتیک تر و محترامانه تر است (با اینکه جکله دوم مختصرتر است) و در مقایسه جمله دوم کمی خشن است و احتمالاً باعث تحریک واکنش منفی خواهد شد.

نامه های تجاری: از کجا شروع کنیم؟

توضیحات مربوط به نوشته خود را مجدداً مطالعه کنید (به عنوان مثال، آگهی شغلی، دستورالعمل های مربوط به ارسال طرح پیشنهادی). در مورد هدف خود و آنچه در توضیحات ذکر شده فکر کنید. این الزامات را فهرست کنید. این فهرست می تواند به عنوان یک طرح کلی در نوشتن مطالب و متمرکزتر شدن به شما کمک کند. سعی کنید فهرستتان کامل باشد.

در مرحله بعد، صلاحیت ها، ویژگی ها، اهداف یا پاسخ هایی که مطابق با الزاماتی است که در فهرست ذکر کرده اید را شناسایی کنید. سعی کنید دقیق و متمرکز باشید و از ابهام و تکرار مکررات خودداری کنید. اگر مفاهیم یا اصطلاحات خاصی در زمینه صنعت یا شغل شما وجود دارند، از آنها به روشی استفاده کنید که صلاحیت و تجربه شما را منتقل کنند. از زبانی که مخاطب شما ممکن است آن را درک نکند اجتناب کنید. در نهایت نامه شما باید شامل الزاماتی که ذکر کرده اید و پاسخ به سؤالات مطرح شده در توضیحات یا اعلان ها باشد.

نامه درخواست کار و توصیه نامه

بسیاری از مردم بر این باورند که نامه های درخواست کار و توصیه نامه ها در واقع یکسان هستند. اما با توجه به اهداف این مقاله این نوع نامه ها متفاوت هستند. نامه درخواست کار نامه ای است که در آن مهارت ها، توانایی ها و دانش خود را به بازار عرضه می کنید. درحالیکه یک توصیه نامه، در اصل یک سند انتقال است و چیزی که ارسال می شود، شخصی که آن را دریافت می کند، و دلیل ارسال را مشخص می کند و یک سابقه دائمی از انتقال را هم برای نویسنده و هم برای خواننده فراهم می کند.

۱- نامه های درخواست کار

هنگام نوشتن این نوع نامه ها، به یاد داشته باشید که احتمالاً رقیب دارید. مخاطب شما یک فرد حرفه ای است که متقاضیان شغلی را بررسی و استخدام می کند – کسی که ممکن است ده یا حتی صدها نامه دیگر را در یک روز مورد بررسی قرار دهد. هدف اصلی نامه درخواست شما و رزومه همراه آن جلب توجه این شخص است. هدف نهایی شما دعوت شدن برای مصاحبه است.

وقتی نامه درخواست خود را می نویسید، مطمئن شوید که سه کار را انجام داده اید: جلب توجه خواننده به طور مطلوب، متقاعد کردن خواننده به اینکه شما یک نامزد واجد شرایط برای آن موقعیت شغلی هستید و درخواست برای مصاحبه.

چک لیست نوشتن نامه درخواست کار:

  • عنوان شغلی را مشخص کنید و اطلاعات خود در مورد آن را به گیرنده اطلاع دهید.
  • صلاحیت های خود بویژه تجربیات کاری، فعالیت هایی که مهارت های رهبری و پیشینه تحصیلی شما را نشان می دهند را خلاصه کنید.
  • خواننده را به رزومه خود ارجاع دهید.
  • درخواست مصاحبه کنید، مشخص کنید که کجا و چه زمانی در دسترس خواهید بود. اگر کارفرمای آینده شما در شهر دیگری است و قصد دارید از آن منطقه بازدید کنید، تاریخ سفر خود را ذکر کنید.
  • اگر متقاضی کار خاصی هستید، هرگونه اطلاعاتی راجع به موقعیت شغلی که در رزومه شما درج نشده، را درج کنید.

برای صرفه جویی در وقت خواننده و جلب توجه او به نقاط قوت خود به عنوان درخواست کننده، هدف خود را مستقیماً در ابتدای نامه بیان کنید.

مثال:

  • I am seeking a position as a manager in your Data Center. In such a management position, I can use my master’s degree in information systems and my experience as a programmer/analyst to address business challenges in data processing.

من به عنوان یک مدیر در دیتاسنتر شما به دنبال یک موقعیت شغلی هستم. در چنین موقعیت مدیریتی، می توانم از مدرک کارشناسی ارشد خود در سیستم های اطلاعاتی و تجربه ام به عنوان یک برنامه نویس / تحلیلگر برای پرداختن به چالش های شغلی در پردازش داده ها استفاده کنم.

اگر توسط یکی از کارمندان آن شرکت، یک مشاور شغلی، استاد یا شخص دیگری به شرکت ارجاع داده شده اید، قبل از بیان هدف شغلی خود، به آن اشاره کنید. مثال:

  • During the recent ARRGH convention in Washington, D.C., one of your sales representatives, Dusty Brown, informed me of a possible opening for a manager in your Data Center. My extensive background in programming and my master’s degree in information systems make me highly qualified for the position.

در جریان کنوانسیون اخیر ARRGH در واشنگتن، یکی از نمایندگان فروش شما، داستی براون، من را از استخدام احتمالی یک مدیر در مرکز داده هایتان مطلع کرد. سوابق طولانی من در برنامه نویسی و درجه کارشناسی ارشدم در سیستم های اطلاعاتی، من را برای کسب این موقعیت واجد شرایط می کند.

در بندهای بعدی، ویژگی هایی که در قسمت اول ذکر کرده اید را گسترش دهید. جزئیات مناسب را اضافه کنید، تجربه کاری ذکر شده در رزومه خود مخصوصاً اگر مربوط به شغلی است که به دنبال آن هستید را برجسته کنید. نامه را با درخواست برای مصاحبه به پایان برسانید. نامه خود را با دقت اصلاح کنید.

حتما بخوانید: ۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!

دو نمونه نامه درخواست کار در زیر آورده شده اند. نامه اول (نمونه شماره ۱) توسط یک تازه فارغ التحصیل که به مقاله روزنامه محلی در مورد برنامه یک شرکت برای ساخت یک مرکز رایانه جدید پاسخ می دهد نوشته شده است. نویسنده متقاضی شغل خاصی نیست اما موقعیتی که بدنبال آن است را توصیف می کند. نامه دوم (نمونه شماره ۲) از طرف یک دانشجوی کارشناسی ارشد است که مشخص نمی کند از کجا متوجه استخدام شده است و مطمئن نیست که موقعیتی در دسترس است یا خیر.

نمونه شماره ۱

۶۱۲۳ Farrington Road
Apt. B11
Chapel Hill, NC 27514
January 11, 2005

Taylor, Inc.
۶۹۴ Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Dear Human Resources Director:

I just read an article in the News and Observer about Taylor’s new computer center just north of Durham. I would like to apply for a position as an entry-level programmer at the center.

I understand that Taylor produces both in-house and customer documentation. My technical writing skills, as described in the enclosed resume, are well suited to your company. I am a recent graduate of DeVry Institute of Technology in Atlanta with an Associate’s Degree in Computer Science. In addition to having taken a broad range of courses, I served as a computer consultant at the college’s computer center where I helped train users to work with new systems.

I will be happy to meet with you at your convenience and discuss how my education and experience match your needs. You can reach me at my home address, at (919) 233-1552, or at krock@devry.alumni.edu.

Sincerely,

Raymond Krock

خیابان ۶۱۲۳ فارینگتون

آپارتمان B11

چاپل هیل، NC 27514

۱۱ ژانویه ۲۰۰۵

شرکت تیلور

۶۹۴ Rockstar Lane

دورهام، NC 27708

مدیر منابع انسانی عزیز:

من اخیرا مقاله ای در News and Observer راجع به مرکز رایانه جدید تیلور در شمال درهام خوانده ام. می خواهم به عنوان یک برنامه نویس سطح ورودی در مرکز، درخواست بدهم.

من می دانم که شرکت تیلور مستندات درون سازمانی و مشتریان را تولید می کند. مهارت های فنی نوشتاری من، همانطور که در رزومه ضمیمه توضیح داده شده است، برای شرکت شما مناسب خواهد بود. من به تازگی از موسسه فناوری DeVry در آتلانتا با مدرک دانشیار درعلوم کامپیوترفارغ التحصیل شده ام. علاوه بر اینکه دوره های گسترده ای را گذرانده ام، به عنوان مشاور رایانه در مرکز رایانه دانشگاه خدمت کرده ام و در آنجا به کاربران کمک می کردم تا با سیستم های جدید کار کنند.

باعث خوشحالی من است که شما را ملاقات کنم و در مورد چگونگی مطابقت تحصیلات و تجربه ام با نیازهای شما صحبت کنم. می توانید با من از طریق آدرس پستی، (۹۱۹) ۲۳۳-۱۵۵۲ یا به آدرس krock@devry.alumni.edu ارتباط برقرار کنید.

ارادتمند شما،

ریموند کروک

حتما بخوانید: آموزش اصول نامه نگاری انگلیسی در شرایط مختلف+pdf

نمونه شماره ۲

۶۱۲۳ Farrington Road
Apt. G11
Chapel Hill, NC 27514
January 11, 2005

Taylor, Inc.
۶۹۴ Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Dear Ms. Jones:

I am seeking a position in your engineering department where I may use my training in computer sciences to solve Taylor’s engineering problems. I would like to be a part of the department that developed the Internet Selection System but am unsure whether you have a current opening.

I expect to receive a Bachelor of Science degree in Engineering from North Carolina State University in June and by that time will have completed the Computer Systems Engineering Program. Since September 2000, I have been participating, through the University, in the Professional Training Program at Computer Systems International in Raleigh. In the program I was assigned to several staff sections as an apprentice. Most recently, I have been a programmer trainee in the Engineering Department and have gained a great deal of experience in computer applications. Details of the academic courses I have taken are included in the enclosed resume.

If there is a position open at Taylor Inc., please let me know whom I should contact for further information. I look forward to hearing from you soon. I may be reached at my office (۹۱۹-۸۶۶-۴۰۰۰ ext. 232) or via email (Brock@aol.com).

Sincerely,

Rebecca Brock

خیابان ۶۱۲۳ فارینگتون

آپارتمان G11

چاپل هیل، NC 27514

۱۱ ژانویه ۲۰۰۵

شرکت تیلور

۶۹۴ Rockstar Lane

دورهام، NC 27708

خانم جونز عزیز:

من به دنبال پستی در بخش مهندسی شما هستم که بتوانم از آموخته هایم در رشته علوم کامپیوتر برای حل مشکلات شرکت مهندسی تیلور استفاده کنم. من می خواهم عضوی از بخش توسعه سیستم انتخاب اینترنتی باشم اما مطمئن نیستم که آیا در آن بخش استخدام دارید یا خیر.

در ماه ژوئن مدرک کارشناسی علوم مهندسی را از دانشگاه ایالتی کارولینای شمالی دریافت خواهم کرد و تا آن زمان دوره مهندسی سیستم های رایانه ای را نیز به اتمام می رسانم. از سپتامبر ۲۰۰۰، از طریق دانشگاه در برنامه آموزش حرفه ای در سیستم های رایانه ای بین المللی در (شهر) رالی شرکت کرده ام. در این برنامه به عنوان کارآموز به چندین بخش کارمندی اعزام شدم. اخیراً هم کارآموز برنامه نویسی در یک گروه مهندسی بوده ام و تجربه زیادی در زمینه کاربردهای رایانه کسب کرده ام. جزئیات دوره های دانشگاهی که گذرانده ام، در رزومه ضمیمه موجود است.

اگر موقعیت شغلی در شرکت تیلور موجود است، لطفاً برای اطلاع بیشتر با من تماس بگیرید. مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ شما هستم. می توانید از طریق شماره دفتر کارم(۹۱۹-۸۶۶-۴۰۰۰) داخلی ۲۳۲ یا از طریق ایمیل (Brock@aol.com) با من تماس برقرار کنید.

با احترام،

ربکا براک

حتما بخوانید: آموزش روش نوشتن نامه انگلیسی به سفارت هر کشوری+ ۲ نمونه عالی

۲- توصیه نامه ها

همانطور که قبلاً نیز اشاره شد، نامه های درخواست کار و توصیه نامه ها یکسان نیستند. یک توصیه نامه، نامه ارسال شده، شخصی که نامه برای او ارسال شده، و دلیل ارسال را مشخص می کند. یک توصیه نامه سابقه ای دائمی از انتقال را هم برای نویسنده و هم برای خواننده فراهم می کند.

در توصیه نامه ها، سخنان خود را کوتاه کنید. افتتاحیه نامه شما باید توضیح دهد که چه چیزی را ارسال می کنید و چرا. در بند دوم (اختیاری)، می توانید خلاصه اطلاعاتی که می فرستید را درج کنید. برای مثال، نامه همراه یک طرح پیشنهادی، ممکن است بخش هایی از طرح که می تواند مورد توجه خواننده قرار گیرد را در بر داشته باشد. این نامه می تواند یک یا دو نکته کلیدی که توضیح می دهد چرا شرکت نویسنده بهترین گزینه برای همکاری است را شامل می شود.

در زیر چند توصیه نامه نمونه را ملاحظه می کنید. نامه اول (نمونه شماره ۱) مختصر و مفید است. نامه دوم (نمونه شماره ۲) کمی دقیق تر است زیرا به نحوه جمع آوری اطلاعات می پردازد.

نمونه شماره ۱

Your Company Logo and Contact Information

January 11, 2005

Brian Eno, Chief Engineer
Carolina Chemical Products
۳۴۳۴ Pond View Lane
Durham, NC 27708

Dear Mr. Eno:

Enclosed is the final report on our installment of pollution control equipment at Eastern Chemical Company, which we send with Eastern’s Permission. Please call me collect (ext. 1206) or email me at the address below if I can answer any questions.

Sincerely,

Nora Cassidy
Technical Services Manager
ncassidy@company.com

Enclosure: Report

آرم و اطلاعات تماس شرکت شما

۱۱ ژانویه ۲۰۰۵

برایان انو، مهندس ارشد

محصولات شیمیایی کارولینا

۳۴۳۴ Pond View Lane

دورهام، NC 27708

جناب آقای انو:

فایل ضمیمه گزارش نهایی در مورد نصب تجهیزات کنترل آلودگی در شرکت شیمیایی ایسترن است که ما آن را با مجوز شرکت ارسال کرده ایم. لطفاً با من تماس بگیرید (داخلی ۱۲۰۶) یا از طریق آدرس زیر به من ایمیل بزنید.

ارادتمند شما،

نورا کاسیدی

مدیر خدمات فنی

ncassidy@company.com

ضمیمه: گزارش

حتما بخوانید: روش نوشتن دعوت نامه به زبان انگلیسی +نمونه های متنوع

نمونه شماره ۲

Your Company Logo and Contact Information

January 11, 2005

Brian Eno, Chief Engineer
Ecology Systems, Inc.
۸۴۵۸ Obstructed View Lane
Durham, NC 27708

Dear Mr. Eno:

Enclosed is the report estimating our power consumption for the year as requested by John Brenan, Vice President, on September 4.

The report is the result of several meetings with Jamie Anson, Manager of Plant Operations, and her staff and an extensive survey of all our employees. The survey was delayed by the transfer of key staff in Building A. We believe, however, that the report will provide the information you need to furnish us with a cost estimate for the installation of your Mark II Energy Saving System.

We would like to thank Billy Budd of ESI for his assistance in preparing the survey. If you need more information, please let me know.

Sincerely,

Nora Cassidy
New Projects Office
ncassidy@company.com

Enclosure: Report

حتما بخوانید و دانلود کنید

mohajerat paziresh

حتما بخوانید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Fill out this field
Fill out this field
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست