آموزش روش نوشتن نامه انگلیسی به سفارت هر کشوری+ ۲ نمونه عالی

سفارت دفتر رسمی سفیر یک کشور در یک کشور دیگر و سفیر نماینده رسمی آن کشور است. هم سفارتخانه ها و هم کنسولگری ها امور مربوط به یک کشور را در کشور دیگری اداره می کنند. اگر می خواهید به سفیر یا یکی دیگر از اعضای سفارت یا کارمندان کنسولگری نامه بنویسید، نامه شما باید رسمی باشد. این نامه باید شامل اطلاعات شخصی، درخواست ها و دلایل نوشتن نامه و عبارات رسمی باشد، در غیر این صورت ممکن است پاسخی دریافت نکنید. نحوه ارسال نامه به یک سفارت به آن کشور و فرد خاصی که برای او می نویسید بستگی دارد.

اصول گفته شده در این مطلب برای همه کشورها تقریبا یکسان است و با مطالعه این مطلب نیازی به راهنمای دیگری نخواهید داشت.

بخش ۱: قالب بندی نامه

۱- نامه خود را به کمک رایانه تایپ کنید. خواندن نامه های دستنویس کار دشواری است و ممکن است هیچ پاسخی برای آنها دریافت نکنید. اگر می خواهید نامه تان خوانده شود و جدی گرفته شود، باید آن را با استفاده از یک قالب نامه تجاری شناخته شده تایپ کنید.

• حتی اگر قصد دارید نامه را با استفاده از ایمیل ارسال کنید، از یک برنامه استاندارد پردازش کلمه استفاده کنید. به طور معمول بهتر است نامه خود را بجای اینکه در بدنه ایمیل بنویسید در یک پیوست ارسال کنید. با این حال، بهتر است با سفارت هماهنگ کنید تا ببینید چه چیزی برای آنها ارجحیت دارد.
• بیشتر برنامه های پردازش کلمه دارای الگویی هستند که می توانید از آن برای ایجاد نامه های تجاری استفاده کنید. این الگوها حاشیه ها و سبک های پاراگراف را برای شما تعیین می کنند.
• از یک فونت استاندارد و قابل خواندن مانند Times New Roman یا Helvetica در اندازه ۱۲ استفاده کنید. از فونت های شکسته استفاده نکنید. در بیشتر موارد، شما در مورد مسئله مهاجرت – خودتان یا یک دوست یا یک عضو خانواده، به سفارتخانه می نویسید. تعدادی وب سایت وجود دارند که برای نامه های مختلف الگوهای نامه ای ارائه می دهند.
• این الگوها به شما یک زبان پیشنهادی می دهند که بتوانید نامه خود را آسانتر بنویسید و به آن بپردازید. اما بهتر است آنها را کپی نکنید. ابتدا آنها را با دقت بخوانید و مطمئن شوید که زبان پیشنهادی متناسب با وضعیت شما است. هر قسمتی که مناسب نبود را درج نکنید.
• قبل از استفاده از زبان پیشنهادی آنها، به پیش زمینه وب سایت نگاه کنید. بیشتر این وب سایتها دارای صفحه “درباره ما” هستند که می توانید از طریق آن متوجه شوید چه کسی مسئول وب سایت است. اطمینان حاصل کنید که وب سایت متعلق به فرد یا سازمانی است که می توانید به آن اعتماد کنید.

۲- از پاراگرافهای بلوک استفاده کنید. نامه های شغلی سنتی در پاراگراف های single-spaced و left-justified  با دو فاصله بین پاراگراف ها نوشته می شوند. استفاده از دو فاصله به این معنی است که لازم نیست خط اول هر پاراگراف فرورفتگی داشته باشد.

• اگر به زبانی می نویسید که از راست به چپ خوانده می شود، از جمله عربی یا عبری، پاراگراف های شما باید right-justified باشند.

۳- تاریخ را در قسمت بالا قرار دهید. اولین خطی که تایپ می کنید، مربوط به تاریخ ارسال نامه خواهد بود. اگر از یک الگو استفاده می کنید، برنامه پردازش کلمه شما می تواند به طور خودکار تاریخ را وارد کند. اگر قصد ارسال نامه را در چند روز آینده ندارید، باید این تاریخ را طوری تنظیم کنید تا تاریخ ارسال را منعکس کند.

• اگر نتوانید نامه خود را در همان روز ارسال کنید، اشکالی ندارد می توانید این کار را به روز بعد موکول کنید، اما لازم نیست نامه جدیدی را با تاریخ متفاوت چاپ کنید.
• اگرچه تاخیر یک یا دو روزه اشکالی ندارد، اما اگر نتوانید نامه را در عرض یک هفته یا بیشتر ارسال کنید، احتمالاً باید نسخه جدیدی را با یک تاریخ جدید چاپ کنید. خواننده شما انتظار دارد که تاریخ نامه به تاریخ پست نزدیک باشد.

۴- آدرس مناسب را پیدا کنید. قسمت بالای نامه شما حاوی محلی برای نوشتن نام و آدرس شما و سپس نام و آدرس شخصی که برای او می نویسید، است. برای پیدا کردن آدرس مورد نظر برای ارسال نامه خود با سفارت تماس بگیرید یا به وب سایت آن مراجعه کنید.

• به خاطر داشته باشید که بسیاری از سفارتخانه های بزرگتر، آدرس های مختلفی برای موارد متفاوت در اختیار مراجعین قرار می دهند.
• باید فرد مورد نظر که می تواند به شما کمک کند را پیدا و در نامه خود مورد خطاب قرار دهید. سایت های اینترنتی مانند Project Visa یا Embassy World و همچنین موتورهای جستجوی اینترنتی در آن کشور و کلمه “سفارت” می توانند در شناسایی شخص مناسب به شما کمک کنند. همچنین می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با سفارت تماس بگیرید.
• نام شخص مورد نظر خود را بنویسید، سپس نام سفارت و آدرس سفارت را درج کنید. فرمت نوشتاری شما باید با پاکت نامه ای که می خواهید ارسال کنید یکسان باشد.
• به عنوان مثال، اگر برای یکی از کارمندان سفارت کانادا می نویسید، باید در خط اول بلوک آدرس بنویسید  “Mr. Potter, Canadian Embassy”. اگر آقای پاتر سفیر باشد، باید بنویسید “The Honorable Mr. Potter, Ambassador of Canada, Canadian Embassy.” . توجه داشته باشید که در بسیاری از کشورها عنوان صحیح برای یک سفیر “Excellency,” است، مانند “His Excellency Mr. Potter, Ambassador of Canada, Canadian Embassy.”

۵- موضوع نامه را بنویسید. به دنبال آدرس ها، خطی را درج کنید که به گیرنده نامه شما موضوع و چرایی نامه را اطلاع دهد. لازم نیست نام خود را در خط موضوع وارد کنید، و لازم نیست یک جمله کامل باشد.

• برای مثال ، ممکن است “Request for tourist visa for parents” (“درخواست ویزای توریستی برای والدین”) یا “Invitation to French Consulate party.” “دعوت به کنسولگری فرانسه” را بنویسید.
• اگر به زبان انگلیسی می نویسید، معمولاً خط موضوع با حروفRE ، که مخفف لاتین “regarding.” به معنی “مربوط” است، آغاز می شود.
• قسمت موضوع به شخصی که نامه شما را دریافت می کند، کمک می کند آن را به شخص مربوطه برساند، در صورتی که شما شخص اشتباهی را خطاب کرده باشید با یک خط موضوع، آنها بدون نیاز به خواندن کل نامه می توانند این کار را به سرعت انجام دهند. به همین دلیل، اگر نتوانسته اید شخص مورد نظر خود را شناسایی کنید، حتما یک خط موضوع درج کنید.

حتما بخوانید: ۱۹ سوال معمول در مصاحبه های خارج از کشور +بهترین پاسخها

بخش ۲: نوشتن نامه

۱-درباره قوانین و مقررات مورد استفاده در کشوری که برای آن می نویسید تحقیق کنید. کشورهای مختلف تشریفات و پروتکل های دیپلماتیک خاص خود را برای نوشتن به سفرا و سایر اعضای سفارت دارند.

• ممکن است بتوانید این اطلاعات را در وب سایت سفارت بیابید، یا با جستجوی سریع اینترنتی با استفاده از نام کشور با کلماتی از قبیل “آئین نامه”، “پروتکل دیپلماتیک” یا “فرم آدرس” آن را پیدا کنید.
• به خاطر داشته باشید که در کشورهای سلطنتی که اشراف را به رسمیت می شناسند، ممکن است اشرافی وجود داشته باشند که به عنوان سفیر یا در سایر مناصب سفارت فعالیت می کنند. این اشخاص با عناوین خاصی که ممکن است بر کلیه عناوینی که برای کارمندان سفارت بکار می رود برتری داشته باشد مورد خطاب قرار می گیرند.
• نامه شما باید با لحنی رسمی نوشته شود، با نهایت استفاده از ادب و احترام. اگر به زبانی می نویسید که دارای کلمه “شما” رسمی می باشد مانند فرانسه یا اسپانیایی، باید از آن استفاده کنید.
• هنگام نوشتن نامه به یک سفیر توجه کنید، زیرا عنوان بکار برده شده بسته به اینکه آیا شما شهروند آن کشور که سفیر در آن فعالیت می کند باشید یا خیر، متفاوت است. اگر شما و سفیر شهروند یک کشور هستید، می توانید او را به عنوان “The Honorable.” خطاب کنید. اما اگر شما شهروند یک کشور دیگر هستید، معمولاً باید او را طبق “عرف دیپلماتیک” “Her [or His] Excellency,”  خطاب کنید. اطمینان حاصل کنید که جنسیت سفیر را می دانید- فقط بر اساس اسامی قضاوت نکنید.

۲-با سلام شروع کنید. بعد از پایان بلوک آدرس و خط موضوع نامه، شما آماده هستید که خود نامه را شروع کنید. از یک سلام و احوالپرسی رسمی استفاده کنید و شخص مورد نظر را با نام کامل، خطاب کنید.

برای خطاب کردن شخص به شیوه صحیح، باید آئین نامه یا پروتکل دیپلماتیک آن کشور را دنبال کنید.

• در صورت نوشتن به سرکنسول یا هر کارمند دیگر، معمولاً از نام کامل آنها استفاده می کنید. به عنوان مثال، ممکن است بنویسید “Dear Mr. Potter.”. در عین حال به عناوین دیگری که شخص ممکن است داشته باشد نیز توجه کنید، مانند اینکه آیا او عضو اشراف است یا دارای مدرک دکترا است.
• اگر مستقیماً به خود سفیر نامه می نویسید، از  “Dear Honorable Ambassador” استفاده کنید.
• اگر نام یا جنسیت شخصی را که برای او می نویسید را نمی دانید، می توانید نامه را با “Dear Sir or Madam.” شروع کنید. شما باید تمام تلاش خود را بکنید تا نامه خود را رو به شخص مورد نظر بنویسید. اگر فرد اشتباهی را خطاب کنید، ممکن است پاسخی دریافت نکنید.
• سلام و تعارفات معمول را برا اساس قوانین کشور مربوطه درج کنید. در برخی کشورها، کاما لازم است، در حالی که در برخی کشورهای دیگر از دو نقطه استفاده می شود.

۳- خودتان را معرفی کنید. بعد از سلام و تعارفات معمول، یک خط فاصله بگذارید و بعد نامه خود را با نام خود برای اطلاع دادن به گیرنده برای اینکه بداند شما چه کسی هستید ادامه دهید. اطلاعات شناسایی لازم، مانند شماره درخواست ها یا شماره های مرجع مربوط به موضوع نامه را درج کنید.

• جمله اول باید نام شما و نام کشورتان را بیان کند. هر گونه اطلاعات شناسایی دیگری که مرتبط با نامه شما است باید در این قسمت گنجانده شود.
• جمله اول را با توضیح مختصری درباره دلیل نوشتن نامه دنبال کنید. این قسمت نباید بیشتر از یک یا دو جمله باشد.

۴- دلیل نوشتن نامه را توضیح دهید. در بندهای باقیمانده نامه، در مورد پیشینه پرونده خود توضیح دهید، از جمله اطلاعاتی که گیرنده باید برای پاسخ دادن به نامه شما در اختیار داشته باشد.

• طول نامه و محتوای پاراگرافهای باقیمانده به دلیل نوشتن نامه بستگی دارد. اگر نیاز به طرح یک پیش زمینه یا جدول زمانی دارید و می خواهید سفیر یا یکی از مقامات رسمی سفارت در آن پاسخ دهند، ممکن است نامه شما طولانی باشد.
• اگر نامه شما در راستای یک پروسه نوشته می شود، مانند درخواست ویزای گردشگری، نامه معمولاً نباید بیش از سه بند و بیش از یک یا دو صفحه باشد.
• واضح و مختصر بنویسید و در کل از زبان رسمی استفاده کنید. در هر قسمت از بدنه نامه خود که شخص خاصی را خطاب می کنید، باید از عنوان رسمی آنها استفاده کنید و از سایر قوانین و مقررات مربوط به آداب معاشرت که می توانید از طریق تحقیقات بدست آورید، پیروی کنید.

۵- بخش پایانی را اضافه کنید. بند آخر نامه شما به طور معمول یک جمله یا دو جمله است که به گیرنده می گوید که در پاسخ به نامه چه اقدامی می خواهید انجام شود. اگر انتظار پاسخ در یک بازه زمانی خاص را دارید، باید در این قسمت ذکر کنید.

• اگر از آن شخص خاص انتظار خاصی دارید، آن را بیان کنید و بازه زمانی لازم را مشخص کنید.
• اگر در حال نوشتن نامه به یک سفیر یا یک کارمند عالی رتبه هستید حتما برای پاسخ نامه مهلت نهایی تعیین کنید. به جای اینکه یک درخواست مطرح کنید، چیزی مانند “Please be advised that I must have the document I requested within one month or I’ll not be able to complete my application,” (“لطفاً توجه داشته باشید که سندی که درخواست کردم باید ظرف مدت یک ماه به دستم برسد در غیر این صورت نمی توانم درخواست خود را تکمیل کنم”) یا “Please respond by the end of this month so I can meet my deadline.” (“لطفاً تا پایان این ماه پاسخ بدهید تا من بتوانم در بازه زمانی که دارم کارم را انجام دهم.)
• در قسمت بعد با یک جمله تشکرآمیز از گیرنده بخاطر وقت و توجهی که در اختیار شما گذاشته تشکر کنید. به عنوان مثال، ممکن است بنویسید “I appreciate that you have many demands on your time. Thank you for your prompt attention to this matter.” (“من متوجه هستم که بسیار مشغول هستید. از توجه فوری شما به این موضوع تشکر می کنم.”
• اگر مطمئن نیستید که نامه خود را به شخص مورد نظرتان ارسال کرده اید، می توانید یادداشتی در این باره درج کنید. به عنوان مثال، بنویسید  “If there is someone else at the embassy better capable of handling my issue, I ask that you kindly forward this letter to them.” (“اگر شخص دیگری در سفارت وجود داشته باشد که بتواند به مسئله من رسیدگی کند، از شما می خواهم که این نامه را برای او ارسال کنید”

حتما بخوانید: ۱۰ گام برای دریافت ویزای دانشجویی و اپلای کردن (آمریکا) که باید بدانید!

بخش ۳: ارسال نامه

۱-نامه را بررسی کنید. هنگامی که نامه خود را به پایان رساندید، آنرا با دقت تصحیح کنید و خطاها و اشتباهات تایپی را از نظر دستور زبان یا نگارش تصحیح کنید. ممکن است لازم باشد نامه خود را با صدای بلند بخوانید تا اطمینان حاصل کنید که به راحتی قابل خواندن است.

• نامه خود را با یک عبارت پایانی مانند “Sincerely yours,” پایان دهید و یک فضای خالی برای امضای خود بگذارید. در زیر آن، نام و آدرس خود به همراه هر شناسه یا اطلاعات تماس دیگری که فکر می کنید لازم است، مانند شماره تلفن یا آدرس ایمیل را تایپ کنید.
• اگر نامه دیگری به همراه نامه خود دارید، آنها را در انتهای نامه خود فهرست کنید تا خواننده بداند انتظار چه پیوست هایی را باید داشته باشد. همچنین می توانید از این فهرست به عنوان یک چک لیست برای خودتان استفاده کنید تا مطمئن شوید همه موارد لازم را درج کرده اید.
• نامه خود را چاپ کرده و آن را با استفاده از یک خودکار آبی یا مشکی امضا کنید. قبل از ارسال نامه تاریخ آن را بررسی کنید و مطمئن شوید که نیازی به تنظیم مجدد نیست.
• وقتی نامه خود را امضا کردید، یک کپی از نامه امضا شده برای خودتان تهیه کنید.

۲- ضمیمه ها را جمع کنید. اگر اسناد اضافی وجود دارند که باید همراه با نامه درج شوند، از آنها کپی بگیرید. باید بدانید که آیا برای هر یک از اسناد نسخه اصلی لازم است ارسال شود یا کپی هم کفایت می کند. اگر باید نسخه اصلی هر سند را ارسال کنید، قبل از ارسال حتما یک نسخه کپی برای خود تهیه کنید.

• اگر در حال ارسال اسناد اصلی هستید، بهتر است از یک پاکت بزرگتر استفاده کنید تا مجبور نباشید آنها را تا کنید.
• برای نسخه های کپی شده از یک پاکت نامه استاندارد به اندازه نامه استفاده کنید، مگر اینکه بیش از سه یا چهار صفحه داشته باشید، در این حالت به طور کلی بهتر است از یک پاکت بزرگتر استفاده کنید و از تا زدن اسناد بپرهیزید.
• در صورت جدا شدن اسناد از یکدیگر، هر نسخه را با دقت علامت گذاری کنید.

۳- نامه خود را ارسال کنید. وقتی همه چیز را در پاکت نامه قرار دادید، باید به اداره پست مراجعه کنید و مطمئن شوید که آدرس پستی را درست نوشته اید و آن را به درستی قالب بندی کرده اید، به خصوص اگر نامه را به یک کشور خارجی ارسال می کنید.

• نام و آدرس خود را روی پاکت وارد کنید. این بسته به رسم آن کشور، در پشت پاکت یا در گوشه سمت راست بالا نوشته خواهد شد.
• نام و نشانی گیرنده باید در قسمت میانی یا پایین سمت راست پاکت، بسته به عرف کشور، نوشته شود. در صورت لزوم از عنوان رسمی گیرنده استفاده کنید.
• ممکن است لازم باید برای کسب اطلاعات در مورد قالب بندی و موارد دیگر تا زمان مراجعه به اداره پست صبر کنید.
• اگر آدرس های روی پاکت را به صورت دستی می نویسید، از یک قلم توپی استفاده کنید تا جوهر پخش نشود. از حروف بزرگ استفاده کنید. روی پاکت با خط شکسته ننویسید، زیرا خواندن آن دشوار است.

دانلود ۲ نمونه نامه نوشته شده

   دانلود دو نمونه نامه عالی نوشته شده به سفارت با ترجمه فارسی

پرسش های پرتکرار

چگونه می توانم برای بستن پرونده گذرنامه خود نامه ای را به سفارت بنویسم؟

اگر می خواهید پاسپورت خود را تحویل بگیرید، می توانید این کار را از طریق اداره گذرنامه محلی یا اداره مهاجرت انجام دهید. آنها فرم لازم را برای تکمیل در اختیار شما خواهند گذاشت، اما معمولاً لازم نیست برای این کار نامه ای به سفارت بنویسید.

چگونه می توانیم برای گواهی فوت نامه ای به سفارت بنویسیم؟

سوابق حیاتی کنسول بطور معمول توسط اداره ثبت احوال کنسولی اداره می شوند و ممکن است به هزینه ای داشته باشند. ممکن است فرم خاصی برای پر کردن به شما داده شود، که می تواند از نوشتن نامه کارآمدتر باشد. با دفتر کنسولگری تماس بگیرید یا به وب سایت آنها مراجعه کنید.

حتما بخوانید: انتهای ایمیل انگلیسی چگونه باید نوشته شود؟ نکات مهم

من درباره نحوه دریافت گزارش پزشکی به سفارت هند نوشتم و هنوز چیزی دریافت نکرده ام. در این مرحله چه کاری باید انجام دهم؟

اگر پاسخ نامه خود را دریافت نکرده اید و زمان کافی سپری شده است، برای پیگیری با سفارت تماس بگیرید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات لازم را در مورد پرونده خود، مانند هر شماره شناسایی ارسال کرده باشید.

بسیار کاربردی

• آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)
• نکات بسیار مهم برای ایمیل کردن رزومه انگلیسی برای دانشگاهها یا شرکتها
• ۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!