روش نوشتن پروپوزال برای دانشگاهها/شرکت های خارج از کشور (و دریافت فاند)

فروردین 25, 1403

پروپوزال نوشتن کار وقت گیری است. برای پروپوزال نویسی اول باید به طور کاملا واضح یکی از مشکلات موجود در جامعه یا منطقه دلخواهتان را توصیف کنید و برنامه ای را طراحی کنید که به این مشکل می پردازد. بعد باید به طور دقیق همین برنامه را برای تامین کننده یا منبع تامین اعتبار شرح بدهید. اگر این اولین تلاش سازمان شما برای درخواست کمک هزینه باشد، در نهایت کل این فرایند به نفع سازمانتان خواهد بود. مهمترین نکته و هدف اصلی شما، نوشتن یک پروپوزال کاملا قابل فهم است که نه تنها مشکل موجود را به خوبی بیان می کند بلکه می تواند باعث تامین بودجه لازم برای حل آن شود. در این مطلب ما اصول و روش های نوشتن یک پروپوزال موثر را در اختیارتا قرار می دهیم.

مرحله اول: در مورد مساله به توافق برسید

برای ارائه پروپوزال و دریافت فاند لازم، پرداخت کننده اعتبار باید متقاعد شود که تامین اعتبار طرح شما تاثیر مثبت و محسوسی رو جامعه تان خواهد گذاشت.

کارتان را با شناسایی یک نیاز (identifying a need) شروع کنید. از خودتان بپرسید کدام مساله یا موضوع در جامعه تان با تلاش و تامین کمک مالی قابل بهبود و تغییر است؟ مثلا ممکن است متوجه شوید لازم است یک رودخانه آلوده تمیز شود. در چنین شرایطی فقط وقتی می توانید به هدفتان برسید که به یک توافق عمومی برای رفع نیازهای موجود در پروژه تان برسید؛ وگرنه نه تنها تامین فاند و اعتبار لازم برای برطرف کردن مشکل سخت است بلکه حتی تکمیل خود پروژه هم سخت تر می شود.

همه افراد ذینفع (Stakeholders) را درگیر پروژه کنید

برای تهیه یک پروپوزال موفق، به مشارکت همه افراد ذینفع نیاز است. ذینفع به کسی گفته می شود که به اجرای پروژه علاقمند باشد یا از آن تاثیر بگیرد. به طور مثال در پروژه پاکسازی رودخانه، شهروندانی که زندگی شان تحت تاثیر آلودگی رودخانه قرار گرفته، حزب یا احزاب مسؤل این مشکل، همه اشخاصی که به پاکسازی رودخانه کمک می کنند، دولت ها، مشاغل و سایر نهادهایی که به پرداخت هزینه های پاکسازی کمک می کنند و همینطور سازمان های دولتی تنظیم کننده آلودگی و کیفیت آب ذینفع محسوب می شوند و باید در این پروژه سهیم شوند.

می خوای کل این سایت توی جیبت باشه؟ توی اپلیکیشن آموزش زبان انگلیسی چرب زبان، انگلیسی رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! در کمترین زمان انگلیسی مثل بلبل حرف بزن!

مشکل یا وضعیت موجود را تعریف کنید (Define the Problem or Situation)

شما باید با ارائه توضیحات مختصر و واضحی ذینفعان را از مشکل یا وضعیت موجود آگاه کنید. ممکن است برای دستیابی به اجماع نظری که با رضایت اکثر ذینفعان همراه باشد لازم شود که جلسات بیشتری ترتیب بدهید. حتما این کار را انجام بدهید چون ارزشش را دارد. وقتی افراد درباره یک مساله به توافق نظر برسند روند انجام بقیه کارها راحت تر می شود.

تاثیر مساله (Impact of the Problem) را شرح دهید

از همان لحن و گفتار کاملا واضح و عینی برای بیان تاثیر مشکل یا مساله روی هزینه های اجتماعی و اقتصادی استفاده کنید. این مساله واقعا ناخوشایند است که آلودگی رودخانه ها به حیوانات و حیات وحش آسیب می زند اما برای اینکه مردم قانع بشوند که با چه معضلی روبرو هستند شما باید موقع بیان مساله توضیح بدهید که آلودگی رودخانه ها مانع از ماهیگیری یا شنا کردن در آن می شود. این کار نشان می دهد که مشکل فعلی چطور زندگی مردم را دستخوش تغییر کرده است.

علل احتمالی مساله (Possible Causes of the Problem) را بررسی کنید

حتی اگر علت یا علت های به وجود آمدن مشکل برای شما کاملا واضح و آشکار باشد باز هم باید توافق اکثریت ذینفعان را درباره علل احتمالی مساله کسب کنید. مقدار شواهد مفصلی که باید به سازمان تامین کننده کمک مالی ارائه کنید بسته به شرایط موجود فرق می کند. اگر برای بررسی علت مساله تحقیقات رسمی انجام نشده است باید کمیته ای برای انجام یا نظارت بر تحقیقات و گزارش های بعدی تشکیل بدهید. برای افزایش اعتبارتان نیز بهتر است از محققان و کارشناسان بی طرف و خارج از مساله همکاری کنید.

مرحله دوم: چیزی که امیدوارید بدست بیاورید را توضیح بدهید

بعد از اینکه مساله را شرح دادید و محتمل ترین علل بروز آن را هم مشخص کردید باید روی راه حل یا نتیجه مطلوب فعالیت پیشنهادی تان تمرکز کنید. شما باید توضیح بدهید که از اجرای پروپوزال یا طرح شما چه اتفاقی می افتد؟ وضعیت فعلی چطور بهبود پیدا می کند؟ اگر مساله فعلی برطرف کردن آلودگی آب رودخانه است، آیا پس از اجرای این طرح مردم می توانند دوباره در آن شنا و ماهیگیری کنند؟

میزان موفقیت خروجی ها و نتایج را ارزیابی کنید (Measuring Success in Outputs and Outcomes)

مراقب باشید که این دو کلمه را با هم اشتباه نگیرید. خروجی ها (Outputs) فعالیت های انجام شده مرتبط با یک طرح هستند اما نتایج (outcomes) به تغییراتی گفته می شود که در نتیجه انجام چنین فعالیت هایی ایجاد می شوند. خروجی ها به این دلیل که منجر به نتایج طرح می شوند اهمیت زیادی دارند. در مثال قبلی ما، خروجی می تواند افزایش مناطق بافر برای کاهش آلودگی رودخانه باشد. نتیجه این اقدام نیز افزایش برداشت صدف خواهد بود چرا که بافر مانع از ورد آلاینده ها به رودخانه می شود. علاوه بر این باید بدانید که سرمایه گذاران از روش های متفاوتی برای سنجش میزان موفقیت طرح استفاده می کنند.

نتایج کلیدی را مشخص کنید (Identify the Key Outcomes)

برخی پروژه ها در طولانی مدت نتایج زیادی به همراه خواهند داشت؛ به عنوان مثال برخی از نتایج احتمالی ناشی از پاکسازی رودخانه شامل موارد زیر می شوند:

مردم می توانند در رودخانه شنا کنند
مردم می توانند در رودخانه ماهیگیری کنند و ماهی های صید شده را مصرف کنند
قایقرانی در رودخانه رواج بیشتری پیدا می کند
تمیز شدن رودخانه باعث احیای آن می شود

برای بررسی دو یا سه پیامد و نتیجه اصلی طرح با ذینفعان گفتگو و همکاری کنید.

نتایج واقع گرایانه و دست یافتنی را تنظیم کنید (Set Realistic and Achievable Outcomes)

نتایج پیش بینی شده شما باید واقع بینانه باشند. برخی آلودگی ها به طور دائمی و همیشگی در رودخانه وجود خواهند داشت و کاهش آلاینده در یک سطح قابل قبول طی یک یا حتی پنج سال می تواند غیر ممکن باشد. برای بررسی نتایج واقع بینانه طرح با متخصصان مشورت کنید، از افرادی که به محل آشنا هستند کمک بگیرید تا تعیین کنید که در چنین وضعیتی نتایج واقع بینانه چه خواهد بود.

نتایج کارتان را ارزیابی و ثبت کنید (Record the Result of Your Work)

توضیح بدهید که می خواهید به چه میزان موفقیت دست پیدا کنید و امیدوار هستید که این موفقیت چه زمانی رخ بدهد. اگر قرار است آلاینده های یک رودخانه را کاهش بدهید تا چه حد قرار است این میزان کاهش پیدا کند؟ برای بیان این موضوع از اعداد یا یک محدوده خاص استفاده کنید ( به عنوان مثال، آلاینده ۱۵ تا ۲۰ قسمت در میلیون یا پی پی ام کاهش می یابد).

اگر نمی توانید یک خروجی را اندازه گیری یا شمارش کنید آن را درج نکنید. مثلا اگر ذینفعان در مورد این هدف توافق کنند که مردم بعد از اجرای پروژه بتوانند به راحتی شنا و ماهیگیری کنند، شما باید به این روش نتایج را مشاهده و ارزیابی کنید: “آلاینده های رودخانه ۱۵تا ۲۰ پی پی ام کاهش می یابد. در این سطح مردم حداقل هفته ای یک بار می توانند از رودخانه ماهی صید و مصرف کنند.”

روی نتایج نهایی متمرکز شوید

همیشه اهدافتان را مدنظر قرار بدهید. هر فعالیت و اقدامی باید در جهت دستیابی به هدف یا اهداف نهایی انجام بگیرد.

مرحله سوم: برنامه تان را طراحی کنید

حالا که می دانید کجا هستید و قرار است به سمت چه هدفی حرکت کنید، قدم بعدی تان تعیین بهترین مسیر برای رسیدن به این هدف است. همیشه بهترین مسیر کوتاهترین، سریعترین، آسانترین یا ارزانترین مسیر نیست. اما چطور می توان بهترین مسیر را برای رسیدن به اهداف پروژه انتخاب کرد؟

نظرات کارشناسانه دریافت کنید (Get Expert Opinions)

تامین کنندگان کمک های مالی چه سازمان های خصوصی و چه دولتی، اغلب اوقات کارشناسان و صاحب نظرانی هستند که می توانند به شما کمک کنند. هنگام صحبت با آنها می توانید عنوان کنید که ممکن است در آینده از آنها کمک مالی بخواهید و در حال حاضر به تخصص آنها علاقه مندید.

درباره فعالیت های دیگران تحقیق کنید

نیازی نیست همه چیز را از صفر شروع کنید. سعی کنید سازمان هایی را پیدا کنید که پروژه هایی مشابه با پروژه های شما انجام داده اند. به پروژه های شکست خورده به چشم طرح های نزدیک به موفقیت نگاه کنید. اغلب اوقات آگاهی از فعالیت هایی که کارآمد نیستند بهتر و مفیدتر از دانستن مسائل کارآمد است.

علاوه بر این می توانید از مطبوعات عامه پسند و مجلات مربوط به موضوع شما اطلاعاتی کسب کنید. جستجو در اینترنت و تماس با انجمن های حرفه ای نیز کمک کننده هستند. اگر نزدیک دانشگاه هستید تحقیق کنید ببینید که آیا اعضای هیئت علمی یا محققان آن درباره موضوع شما مطالعه کرده اند یا نه. با مراجعه به محل پروژه نیز می توانید اطلاعات دست اولی کسب کنید. اگر بازدید از منطقه امکان پذیر نبود با کسانی که در پروژه های مشابه شرکت کرده اند از طریق تلفن، ایمیل یا نامه تماس بگیرید.

توافق اکثریت ذینفعان را جلب کنید

فرقی نمی کند که چه راه حلی را انتخاب می کنید، بهرحال باید همه ذینفعان اصلی در طرح کاملا موافق آن باشند. به این اتفاق اجماع حداکثری گفته می شود. شاید هیچ وقت به توافق صد در صدی نرسید اما نباید اکثر اعضا مخالف طرح باشند. معمولا افراد از پروژه هایی که در ایجادشان مشارکت کرده اند حمایت می کنند.

از ذینفعان بخواهید پشتیبانی شان را از طریق نامه های تعهد آمیز و حمایتی نشان بدهند. نامه های حمایتی اعلام می کنند که شخص یا سازمان مورد نظر با کار شما موافق است و با شما مخالفت نخواهد کرد. نامه های تعهد اعتبار بیشتری دارند و مشخص می کنند که فرد یا سازمان چطور به شما کمک می کند. این کمک می تواند شامل کمک های پولی، زمانی، مکانی، تجهیزات، نیروی کار، مواد و یا سایر موارد ضروری باشد.

راه حلتان را به طور واضح توضیح بدهید (Describe Your Solution)

با کمک کارشناسان و ذینفعان کلیدی می توانید راه حل مشخص و واضحی را ارائه کنید. تعیین کنید که قرار است چه اتفاقی بیفتد و توسط چه کسی؟ اگر پروژه تان فنی است باید دو نسخه از آن تهیه کنید؛ یکی شامل اصطلاحات فنی و تخصصی و دیگری هم به صورت غیر تخصصی. مهم است که هم کارشناسان و متخصصان فنی و هم مردم عادی بتوانند پروژه شما را متوجه شوند و درک کنند.

ارائه یک جدول زمانی و برنامه کاری دقیق به همراه توضیحات روشن و واضح درباره چگونگی برنامه ریزی برای دستیابی به نتایج مورد نظرتان می تواند شانس شما را برای کسب بودجه طرح و برخورداری از حمایت گسترده ذینفعان افزایش بدهد.

مرحله چهارم: پروپوزالتان را بنویسید

در اکثر موارد از شما خواسته می شود که درخواستتان را به صورت الکترونیکی یا آنلاین (از طریق اینترنت) ارسال کنید. با دقت تمام راهنمایی ها را بخوانید و درباره مواردی که نامشخص هستند سوال کنید.

دستورالعمل ها را دنبال کنید

در صورتی که محدودیت ده صفحه ای وجود دارد همان را اعمال کنید. شاید پیش خودتان فکر کنید که یکی دو صفحه اضافه تر به جایی بر نمی خورد؛ اما ممکن است تامین کنندگان بودجه احساس کنند وقتی شما نمی توانید یک محدودیت به این سادگی را رعایت کنید برای دریافت بودجه قابل اعتماد نیستید.

اگر تصور می کنید حتما نیاز به این مورد دارید اجازه انجام این کار را از مسئول برنامه سازمان تامین اعتبار دریافت کنید. برای این کار یک اظهار نامه تهیه کنید و طی آن دلایل خود را برای انجام این عمل توضیح بدهید.

معیارها را مطالعه کنید

اکثر طرح های اعطای کمک مالی رقابتی هستند؛ به این معنی که فقط بهترین پروپوزال ها می توانند کمک مالی را دریافت کنند. تمام معیارهای برنامه را مطالعه کنید. با مدیر برنامه تماس بگیرید تا ببینید آیا معیارها یا فاکتورهای دیگری هم در تصمیم گیری های تأمین اعتبار در نظر گرفته شده است یا خیر.

با استفاده از یک چک لیست مطمئن شوید که برنامه تان را تمام و کمال انجام داده اید. از چک لیست استفاده کنید تا مطمئن شوید که همه موارد مورد نیاز را درج کرده اید. فقدان یا نقص برخی موارد می تواند باعث ایجاد شبهه در صلاحیت شما شود و شانس شما برای دریافت بودجه را کاهش بدهد. برای دسترسی راحت تر داوران، چک لیستتان را به شکل جدول محتویات ارائه کنید تا بررسی کنندگان بتوانند اطلاعات لازم را پیدا کنند. توجه ویژه ای روی بودجه پیشنهادی و تمام هزینه های برآورد شده واجد شرایط و کاملا قابل توضیح هستند.

از یک نویسنده حرفه ای برای نوشتن پروپوزالتان استفاده کنید

با اینکه این کار ضروری نیست اما بسیاری از سازمان ها ترجیح می دهند یک مشاور خارج از طرح برای نوشتن پروپوزال استخدام کنند. مزیت اصلی این کار در این است که نویسنده می تواند زمان مناسبی که شاید شما در آن را در اختیار نداشته باشید را به نوشتن پروژه اختصاص بدهد. مشاورهایی که در زمینه طرح های کمک مالی تخصص درند به شما کمک می کنند تا کاملا مطمئن شوید همه شرایط و الزامات را رعایت کرده اید.

ضرر استخدام یک نویسنده حرفه ای هم می تواند این باشد که ممکن است نویسنده شور و اشتیاق و علاقه ای که شما و سایر ذی نفعان نسبت به پروژه دارید را نداشته باشد. در چنین صورتی ممکن است طرح پیشنهادی با وجود دارا بودن فاکتورهای مهم برای دریافت بودجه فاقد شور و هیجان و تاثیرات لازم باشد.

پروپوزالتان را با دقت ویرایش کنید

چیزی که در طرحتان می نویسید و نحوه بیان شما تنها اطلاعاتیست که داوران از خود شما، جامعه شما و پروژه تان دارند. بنابراین حتما باید پروپوزالتان کاملا واضح و قابل فهم باشد. قبل از ارسال درخواست حتما آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که دقیق و کامل است.

متنتان را ویرایش و همه غلط های تایپی و املایی را برطرف کنید. از دستور زبان استاندارد استفاده کنید و موقع نگارش اصطلاحات عامیانه به کار نبرید. برای ویراش متن می توانید از لغت نامه های الکترونیکی و تصیح کننده های متن استفاده کنید تا ۸۰ درصد خطاهای موجود را برطرف کنند. برای ۲۰ درصد مابقی هم از دو یا سه نفر بخواهید تا نوشته هایتان را بخوانند و غلط های نگارشی را تصحیح کنند.

از افراد بی طرف بخواهید تا پروپوزال شما را بررسی کنند

برای بررسی بیشتر طرح پیشنهادی تان، از یک یا دو نفر که هیچ ارتباطی به طرح ندارند بخواهید تا آن را مطالعه کنند. از آنها بخواهید که نوشته های شما را به حالت تند خوانی برانداز کنند ( این همان کاریست که داورها در ابتدا انجام می دهند). سپس از آنها بپرسید که آیا مطالب نوشته شده کاملا واضح و قابل فهم بودند؟ آیا همه جملات برایشان ملموس و با معناست؟

ضرب العجل ها (Deadlines) را مد نظر داشته باشید

اکثر طرح های اعطای کمک مالی ددلاین یا مهلت مشخصی دارند که اگر آنها را از دست بدهید شانستان برای دریافت بودجه تامین طرح را هم از دست داده اید. زمانتان را به خوبی مدیریت کنید چون معمولا طی پروسه نوشتن پروپوزال تاخیر داشتن و دیر رساندن طرح بسیار اتفاق می افتد.

نمونه ها

بسیار کاربردی

پذیرش دانشگاه رزومه

میلاد حیدری

بخندید کتاب بخونید و خوب باشید تا جامعه مون به آرامش برسه. لطفا ! ... سوالهای خود را در بخش نظرات مطرح کنید، ما یا سایر هموطنان پاسخ خواهیم داد. برای کمک به سایت ما و گسترش آموزش در بین هموطنان، در سایتها، وبلاگ ها و شبکه های اجتماعی لینک سایت ما را درج کنید.

حتما بخوانید!

پذیرش، بورسیه، فاند، اپلای