روش اصولی نوشتن یک Cover letter انگلیسی زبان بصورت موفق

استخدام کنندگان و کارفرمایان نظرات مختلفی در مورد نقش و اهمیت Cover letter ها دارند. برخی میگویند هدف یک Cover letter ترغیب استخدام کننده به مطالعه رزومه شماست، برخی دیگر میگویند هدف آن این است که به شما کمک کند برای مصاحبه دعوت شوید. در هر صورت، شما باید نحوه نوشتن آن را یاد بگیرید.

نکته بسیار مهم: می توانید هزاران نمونه cover letter را از اینجا دانلود کنید!

مشکل مشترک اکثر Cover letter ها

یک Cover letter خسته کننده و کپی شده حتی ممکن است باعث رد شدن بهترین متقاضیان شود. متأسفانه، بسیاری از Cover letter ها در دسته دوم قرار میگیرند.

استخدام کنندگان همیشه با جملات تکراری روبرو میشوند، مانند

“What I look for is someone who understands what we do and the value we deliver to our customers…”.

زمانیکه شما برای آنها نامه مینویسید یعنی قصد همکاری با آنها را دارید بنابراین نوشتن این جملات صرفا تکرار مکررات است. افرادی که درخواست شما را بررسی میکنند، به خواستههای شما علاقهای ندارند. آنها میخواهند بدانند شما چه مزایایی برای آنها خواهید داشت.

یک Cover letter خوب به شما کمک میکند تا از سایرین پیشی بگیرید، و مصاحبه خود را قطعی کنید. در این مقاله با نحوه نگارش یک Cover letter موفق آشنا خواهید شد.

حتما بخوانید: از این عبارات انگلیسی در نوشتن رزومه تان حتما استفاده کنید!

چگونه یک Cover letter موفق بنویسیم

کتابها و دستورالعملهای بسیاری به صورت آنلاین نحوه انجام این کار را آموزش میدهند. اما فقط تعداد معدودی از آنها کاربردی هستند. به همین دلیل من با نوشتن این مقاله، سعی کردم تمام مطالب مورد نیاز برای نوشتن یک Cover letter را به شما انتقال بدهم . راهکارهای زیر حاصل سالها فعالیت من به عنوان متقاضی و دستیار استخدام و نیز مشورت با چندین کارشناس شغلی و استخدامی معتبر هستند.

۱- آماده سازی محتویات نامه

قبل از اینکه چیزی بنویسید، باید درک درستی درباره عنوان شغلی مورد نظر و متقاضی واجد شرایط آن داشته باشید.

اسکات اسمال کارشناس استخدام میگوید، “من به دنبال کسی هستم که کاری که انجام میدهیم و ارزشی که برای مشتری قائل هستیم را درک کند.”

مرحله ۱: درباره شرکت اطلاعات بیشتری کسب کنید

برای کسب اطلاعات لازم، به صفحه شرکت و سایر منابع موجود مراجعه کنید، مانند:

• محصولات و خدمات
• شعار تبلیغاتی
• مأموریت و ارزشها
• لحن زبان
• اطلاعات مربوط به دپارتمانی که جای خالی دارد
• فرهنگ سازمانی
• تیم کاری شرکت

لحن و سابقه شرکت، همه چیز را در مورد فرهنگ سازمانی آن به شما نشان میدهد، و سبک نگارش نامه شما را مشخص می کند. به عنوان مثال، اگر تیم کاری آنها از ۲۰ تا ۳۰ نفر تشکیل شده باشد، زبان غیر رسمی مناسبتر خواهد بود. اما اگرشرکت دارای سلسله مراتب بزرگی باشد، بهتر است در نوشتن نامه از یک روش محافظه کارانه استفاده کنید.

حتما بخوانید: ۳۰ ترفند بسیار مهم ویژه نوشتن رزومه های موفق انگلیسی زبان

آگهی شغلی را مطالعه کنید و مهارتها و تجربیاتی که به دنبال آن هستند را برای خودتان لیست کنید. دریک ستون دیگر برای هر مهارت یا تجربه مورد نظر یک مثال ارائه کنید. این اساس نامه شما خواهد بود.

توجه: لازم نیست برای هر مهارت یا تجربه ذکر شده مثالی داشته باشید. فقط کافی است بتوانید خود را در بین سایر متقاضیان نشان دهید.

مرحله ۲: چه کسی درخواست شما را مطالعه خواهد کرد؟

یک استخدام کننده، کارفرما یا مدیر یک شرکت کوچک خانوادگی؟ هر کسی که باشد، ترجیحات یا تعصبات خاص خود را دارد که بر روند انتخاب متقاضیان تأثیر خواهد گذاشت.

حساب لینکدین و سایر رسانههای اجتماعی آنها را جستجو کنید. و به دنبال روشی برای ایجاد ارتباط با آنها باشید، مانند علایق مشترک. دقت کنید که هدف شما نباید برقراری یک رابطه دوستانه باشد.

مرحله ۳: انجام مصاحبه های اطلاعاتی

انجام مصاحبه های اطلاعاتی میتواند قدم مثبتی در جهت آمادگی شما باشد، زیرا از این طریق میتوانید با عنوان شغلی مورد نظر آشنایی پیدا کنید.

به دنبال افرادی باشید که در حال حاضر در شرکت کار میکنند، یا سابقه همکاری با آن را داشته اند. مهم نیست که آنها در یک دپارتمان (بخش) دیگر فعالیت داشته باشند، شما بدنبال اطلاعات تخصصی نیستید.

آنها را برای قهوه یا ناهار دعوت کنید، سپس سؤالاتی که نتوانستید در بررسیهای خود درباره شرکت پیدا کنید را مطرح کنید.

سولات پیشنهادی:

• همکاری با شرکت XYZ چگونه است؟
• چگونه کار خود را در این شرکت شروع کردید؟
• با چه چالشهایی روبرو هستید؟
• توقعات کارفرما از شما چیست؟
• چه نوع کار یا نمونه کارهایی را باید برای ورود به این شرکت داشته باشم؟

این سؤالات شانس موفقیت نامه شما را افزایش خواهند داد و برای استخدام کننده این تصور را ایجاد میکنند که شما از وظایف خود در شرکت مطلع هستید.

مگان گودوروف، معاون انجمن فارغ التحصیلان کالج Mount Holyoke میگوید: ” مصاحبه با کسی که در یک دپارتمان متفاوت مشغول به کار است نسبت به کسی که در بخش مورد نظر شما فعالیت دارد، راحت تر خواهد بود. در این صورت مصاحبهی طبیعیتری خواهید داشت، و اگر آنها از شما خوششان بیاید، ممکن است بتوانند شما را به کارفرما توصیه کنند. ”

۲- Cover letter خود را بنویسید (گام به گام)

نکته مهم در شروع نامه این است که خطاب به فرد مورد نظر نوشته شود. از عبارتهایی مانند “Dear Sir/Madam” یا “Dear Recruiter” استفاده نکنید.

در این قسمت نحوه نوشتن بدنه نامه را بررسی خواهیم کرد:

مرحله ۱: جلب توجه کنید (بند اول)

با اسم یک مرجع یا شخصی که با او مصاحبه اطلاعاتی انجام دادهاید، شروع کنید. اما اگر هیچ یک از این موارد را ندارید، سعی کنید با یک مقدمه غیرمعمول شروع کنید.

I can’t sell ice cubes to Eskimos, but I can sell them blocks of ice for ice carvings

“شاید نتوانم قالبهای یخ را به اسکیموها بفروشم، اما میتوانم یخها را برای منبت کاری به آنها عرضه کنم.”

در اینجا چند روش برای نوشتن یک مقدمه جذاب و متفاوت مشاهده خواهید کرد:

با یک موفقیت یا عنوان شغلی چشمگیر شروع کنید

گودوروف میگوید:

As Vice President for a family-run start-up, I engaged with every aspect of business development. I was responsible for payroll, dispatched techs to contracted sites, helped develop both the company and employee handbook and managed a budget of $500,000 earned from investors to get us started. I would like to apply this perspective and enthusiasm for developing processes to your start-up organization in the Assistant to the President position

هیچ استخدام کنندهای با دیدن کلمات تکراری مانند ” team player” و “creative” تحت تاثیر قرار نخواهد گرفت.

آنابل ادواردز، رئیس خدمات مشتریان Travelworld Motorhomes میگوید:

“Instead of telling me that you have ‘great customer service skills,’ I’d prefer to see something more specific, such as ‘Increased customer satisfaction by 5%’,” says Annabel Edwards, Head of Customer Services for Travelworld Motorhomes.

کلید واژههای بکار رفته شده در آگهی شغلی را به مهارتها و علایق خود پیوند بزنید

“My attention-to-detail, analytical skills and previous experience in the financial sector make me a good fit for a company whose tradition beyond banking is to grant funds toward the advancement of women and girls in STEM fields. I am a recipient of one of those grants and I would like to pay it forward by contributing to the company’s bottom line and advancing the impact of your funding program.”

افرادی که نامه شما را میخوانند، روبات نیستند. شکل داستانی برای آنها از اطلاعات معمولی و نقاط بولت دار جذابتر است. بنابراین داستان خود را برای آنها تعریف کنید. آیا محصول یا خدمات شرکت تاثیری در زندگی شما داشته است؟ آیا عنوان شغلی مورد نظر شغل رویایی شماست؟ پاسخ این پرسشها را در صورتی که به درخواست شما مرتبط هستند در نامه خود بگنجانید.

مرحله ۲: مهارتهای خود را نشان دهید (بند دوم)

بند اول برای این است که خواننده را به مطالعه نامه ترغیب کند، اما بند دوم باید به این سؤال پاسخ دهد، “چرا باید شما را استخدام کنیم؟”

در این قسمت، توضیح میدهید که چه چیزی شما را از سایر متقاضیان متمایز میکند، سولات زیر را از خود بپرسید:

• در تمام دوران کاری خود چه مزیتهای داشتهام؟
• کدامیک از پروژههای من چشمگیرهستند؟ رئیس یا همکاران من از کدامیک از پروژههایی من بیشتر تعریف میکنند؟ از همکاران قبلی خود در این باره سؤال کنید.
• کدام تواناییهای من تأثیر مستقیمی بر شرکت داشتهاند؟
• کدامیک از استعدادهای من به این عنوان شغلی مرتبط هستند؟

پاسخهای خود را ذکر کنید و سپس آنها را با تمام اطلاعاتی که درباره شغل مورد نظر و چالشهای شرکت جمع آوری کردهاید، پیوند دهید.

یک آگهی شغلی برای استخدام یک مدیر روابط عمومی با کلید واژههای “مدیر شبکه مجرب” و “تجربه کار با مشتریان و رسانهها” ، میتواند به صورت زیر پاسخ داده شود:

“In my 5 years’ experience as a Public Relations Manager, I have successfully executed several events and marketing campaigns that earned ABC company major press coverage in ZX magazine and XY website, just to name a few. Because of my strong ties in different media channels, the clients I represent have become go-to sources for many press outlets.”

همچنین میتوانید آن را به شکل زیر کوتاه کنید،

“I specialize in marketing strategies and event launches where everyone has a great time and goes home with a great story to write about.”

مرحله ۳: وضعیت خود را مشخص کنید (بند سوم)

فرض کنیم شما تجربه زیادی در کار دارید، حدود ده سال یا بیشتر. در این حالت، میتوانید از پاراگراف سوم استفاده کنید و برخی از دستاوردها یا مهارتهایی که در رزومه خود کاملاً توضیح ندادهاید را عنوان کنید. همچنین اگر مشکلی با جابجایی ندارید، از ایالت دیگری هستید یا در حال تغییر شغل هستید، نیز میتوانید در این پاراگراف آن را توضیح دهید.

یا اگر به هر دلیلی به مدت شش ماه یا بیشتر بیکار بودهاید. از این پاراگراف برای توضیح وضعیت خود استفاده کنید. و نحوه به روز ماندن خود را از طریق آموزش، کار داوطلبانه یا شرکت در رویدادهای تخصصی توضیح دهید.

حتما بخوانید: تفاوت بین CV و رزومه انگلیسی چیست؟ (روش نوشتن طبق تفاوتهای جغرافیایی)

مرحله ۴: یک شماره تماس در اختیار آنها بگذارید (بند نهایی)

بیشتر Cover letter ها مانند مثال زیر به پایان میرسند،

“Thank you for time. Kindly check my resume and portfolio. You can contact me at (Phone Number) for more information about how I can contribute in your company. I appreciate the opportunity to meet with you and discuss this job”

متقاضی در مثال بالا چند درخواست را مطرح کرده است؟ با کمال تعجب، سه درخواست!

ابتدا متقاضی از خواننده درخواست کرده تا رزومه و نمونه کارهای او را بررسی کند، سپس برای قرار مصاحبه با او تماس تلفنی برقرار کند. وحتی انجام یک مصاحبه را پیشنهاد کرده است.

برای به حداقل رساندن شک و تردید افراد، باید گفتن «بله» را برای آنها آسان کنید. بهترین راه برای انجام این کار، ارائه یک درخواست ساده و آسان است. متوجه هستم که میخواهید رزومه شما را بخوانند، نمونه کارهایتان را بررسی کنند و با شما مصاحبه کنند!

انجام مصاحبه را در اولویت قرار دهید، زیرا هدف اکثر استخدام کنندگان از مطالعه رزومه متقاضیان و بررسی نمونه کارهای آنها انجام مصاحبه است.

“Thank you for taking the time to review my application. I’ll follow-up with you on (Day), at (Time) to discuss this opportunity and gain additional insight about what’s next for (Company Name). You can also call me at, (Phone Number) if that’s more convenient.”

در مثال بالا، درخواست شماره یک شما از آنها برقراری تماس تلفنی است. همچنین فرض میکنید رزومه و نمونه کارهایتان را بررسی کنند، در غیر این صورت، باید با آنها تماس بگیرید.

کریستین اسارت، نویسنده رزومه حرفه ای در Employment BOOST میگوید: “شرکتهای بزرگ به افراد منفعل و تنبل که فقط یک نامه ارسال میکنند و منتظر نتیجه هستند نیاز ندارند.”

زبان بکاررفته شده در متن بالا برای استخدام کننده قابل قبول است و احتمالا نظر او را جلب خواهد کرد.

هدف از نوشتن یک Cover letter هیچ کدام از موارد زیر نیست

1. عذرخواهی: بسیاری از متقاضیان بابت تجربیاتی که ندارند، عذرخواهی میکنند. از جملاتی مانند “While I only have experience in logo design” یا “Despite my short stint as an iOS Developer ” پرهیز کنید. تقریباً همه استخدام کنندگان میدانند استخدام یک کارمند کامل ناممکن است. بنابراین نیازی به عذرخواهی نیست.
2. ارائه یک لیست از دلایلی که چرا شغل را میخواهید. ماریل کلی مشاور شغلی در Trinity College Dublin میگوید : “هیچ کارفرمایی علاقه ندارد دلایل شما را برای بدست آوردن یک موقعیت شغلی بداند. آنها فقط میخواهند بدانند چه مزایایی برای شرکت خواهید داشت”.
3. نامه طرفدارانه: به شما کمک میکند تا با محصولات و اهداف کارفرما ارتباط برقرار کنید، اما با اغراق سعی نکنید آنها را فریب دهید زیرا استخدام کنندگان به راحتی متوجه نیت شما میشوند. بنابراین لازم نیست دروغ بگویید.
4. مذاکره: “از هرگونه درخواست یا تلاش برای مذاکره (درباره حقوق و دستمزد، شرایط کار، مزایا، تبلیغات آینده وهر چیز دیگری) خودداری کنید. زیرا هنوز از طرف شرکت به شما پیشنهاد همکاری نشده است، بنابراین برای شروع مذاکره بسیار زود است. هولدرمن معتقد است که این امر شما را از نظر کارفرما تبدیل به هیولایی میکند که هیچ کس مایل به همکاری با آن نیست.”

قصد مهاجرت یا تحصیل در خارج از کشور را دارید؟ حتما بخوانید

• چطور از دانشگاههای خارجی فاند/کمک هزینه دریافت کنیم؟ نکات مهم
• ۱۶ سوال رایج درباره اپلای و پذیرش دانشگاههای خارج از کشور
• ۱۹ سوال معمول در مصاحبه های خارج از کشور
• ۳۰ ترفند بسیار مهم ویژه نوشتن رزومه
• بهترین روش نوشتن انگیزه نامه