ممکن است در مورد کلاس سوالی داشته باشید. در مورد زمان تحویل مقاله تان نگران باشید. مقاله ای پیدا کرده باشید که بخواهید با استاد به اشتراک بگذارید. یا بخواهید با استاد خود ارتباط برقرار کنید یا اینکه برای دانشگاه آینده اپلای کرده یا با استاد در تماسید. این مقاله برای شماست که چطور به صورت اصولی با استاد نامه نگاری و ایمیل نگاری کنید!
به عنوان یک دانشجو، ارسال ایمیل به استاد می تواند برایتان اضطراب آور باشد بویژه اگر مطمئن نیستید که چه چیزی باید بگویید یا چگونه درخواست خود را بیان کنید، اما ما به شما کمک خواهیم کرد!
___________________________________
در این مقاله، به موارد زیر می پردازیم:
می خوای کل این سایت توی جیبت باشه؟ توی اپلیکیشن آموزش زبان انگلیسی چرب زبان، انگلیسی رو جوری یاد میگیری که تو هیچ کلاس آموزشی یا پک دیگه ای نه دیدی نه شنیدی! در کمترین زمان انگلیسی مثل بلبل حرف بزن!
- آنچه در مورد نوشتن ایمیل به استاد خود باید بدانید
- یک الگوی ۵ مرحله ای برای نوشتن ایمیل
- ۴ ایمیل نمونه
________________________________________
حتما بخوانید: آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)
آنچه در مورد نوشتن ایمیل به استاد خود باید بدانید
قبل از شروع نوشتن …
آیا می توانید جواب سوال خود را در جای دیگری پیدا کنید؟
جزوه درسی خود را بررسی کنید، از Google کمک بگیرید، ببینید آیا می توانید اطلاعات بیشتری از سایر دانشجویان در کلاس کسب کنید و یا با معاون آموزشی خود صحبت کنید.
آیا ایمیل بهترین راه برای برقراری ارتباط در مورد این موضوع است؟
آیا می توانید بعد از کلاس یا در ساعات اداری با استاد خود گفتگو کنید؟ در این صورت، باید بدانید معمولاً در یک دیدار حضوری می توانید اطلاعات بیشتری دریافت کنید. برای مباحث حساس (به عنوان مثال نمرات یا مقاله ها)، موضوع ایمیل خود را ذکر کنید و زمانی را برای دیدار حضوری در خواست کنید. وقتی رو در رو صحبت می کنید، ارتباط شما دو طرفه است و می توانید به جزئیات وضعیت خود بپردازید. اگر ایمیل بفرستید، رد کردن درخواستتان برای شخص مقابل بسیار ساده تر خواهد بود.
در زمان نوشتن ایمیل …
اطمینان حاصل کنید که ایمیل شما مختصر است!
ایمیل یک روش ارتباطی کوتاه است. ایمیل شما باید یک پاراگراف یا کمتر باشد. اگر در یک پاراگراف نمی گنجد، می تواند به این معنی باشد که باید به صورت حضوری مطرح شود (در زیر یک نمونه ایمیل برای این سناریو داریم).
لحن ایمیل خود را بررسی کنید.
محترمانه است؟ آیا خطی وجود دارد که می تواند به روش اشتباهی تفسیر شود؟ شما در حال گرفتن وقت استاد خود هستید، بنابراین ایمیل شما باید شامل تشکر و سپاسگذاری باشد.
آیا واقعاً ضروری است؟
به اصطلاح “ضروری” توجه کنید (برای مثال چهار ساعت قبل از امتحان در ناحیه پا دچار شکستگی شده اید و در بیمارستان گیر کرده اید).
رسمی باشید!
از شکلک ها، زبان عامیانه یا اختصارات استفاده نکنید. همیشه استاد خود را به عنوان “استاد [نام خانوادگی]” خطاب کرده و ایمیل های خود را با “استاد [نام خانوادگی] عزیز” شروع کنید.
دستور زبان، نگارش و املای خود را دو بار بررسی کنید.
بیشتر سرویس های ایمیل دارای گزینه بررسی املا هستند، اما اگر سرویس شما اینگونه نیست، می توانید در اینترنت املای صحیح کلمات را پیدا کنید یا از Hemingway Editor استفاده کنید.
از قلم های حرفه ای استفاده کنید.
Arial ، Helvetica و Times New Roman با قلم ۱۲ و رنگ سیاه مناسب هستند. مهمتر از همه، پیام شما باید به راحتی قابل خواندن باشد.
حتما بخوانید: نکات بسیار مهم برای ایمیل کردن رزومه انگلیسی برای دانشگاهها یا شرکتها
________________________________________
۵ مرحله برای نوشتن یک ایمیل برای استاد خود
۱-قسمت موضوع ایمیل
- کلاس و گروه خود را درج کنید (در صورت وجود)
- موضوع پیام خود را درج کنید
نمونه قسمت موضوع:
- Question about essay
- Senior thesis on African-American History
۲-سلام اول ایمیل
ایمیل خود را با “استاد [نام خانوادگی] عزیز شروع کنید:” (استاد شما ممکن است دارای مدرک دکتری باشد یا نباشد، بنابراین از “دکتر (نام خانوادگی)” فقط درصورتی که می دانید خود استاد آن را ترجیح می دهد استفاده کنید.)
• هرگز ایمیل خود را با “سلام” شروع نکنید و استاد را به نام اول خود خطاب نکنید (مگر اینکه خود استاد صریحاً کلاس شما را دعوت به انجام این کار کرده باشد).
نمونه ها:
- Dear Professor Fiji:
- Dear Professor Williams:
- Dear Dr. Jones:
۳-اطلاعات پیش زمینه
نحوه آشنایی و ارتباط خود با استاد را شرح دهید. این قسمت به ویژه برای دوره هایی که تعداد دانشجویان آنها بالا هستند یا زمانیکه به یک استاد نا آشنا می نویسید اهمیت دارد.
اطلاعات پیش زمینه نمونه:
- I am a student in your Introduction to Political Science class (POL101)
(من دانشجوی کلاس مقدمه علوم سیاسی (POL101) هستم).
- Professor Fiji suggested I reach out to you because the topic of my senior thesis is African-American history
(پروفسور فیجی پیشنهاد دادند که من به شما مراجعه کنم زیرا موضوع پایان نامه ارشد من تاریخ آفریقایی-آمریکایی است).
۴-هدف پیام شما
- هدف ایمیل شما چیست؟ آن را مطرح کنید. سؤال خود را بپرسید، اطلاعات را به اشتراک بگذارید یا به روزرسانی کنید.
- اگر هدف از ایمیل شما مطرح کردن یک درخواست است، توجه داشته باشید که بهتر است درخواست دیدار حضوری را مطرح کنید (به عنوان مثال، دوست دارید او توصیه نامه ای برای شما بنویسند یا دوست دارید که مشاور پایان نامه شما باشد). اگر هنوز فرصت مکالمه با استاد مورد نظر را نداشته اید، هدف از ایمیل شما باید پیدا کردن زمانی برای صحبت باشد.
نمونه:
- I have a question about the essay due next Thursday and I was not able to find the answer on the syllabus. Should our essay draw only on readings listed on the syllabus or can I incorporate scholarly articles I read on my own, as long as it fits with the subject of the assignment?
من یک پرسش درباره مقاله روز پنج شنبه دارم و نتوانستم جواب آن را در جزوه پیدا کنم. آیا مقاله ما فقط باید به مقاله هایی که در جزوه درسی ذکر شده اند مرتبط باشد یا می توانیم از مقالات علمی که خودمان می خوانیم و با موضوع مرتبط هستند نیز استفاده کنیم؟
- I know you have done extensive research in this area, and I think meeting with you before I start my thesis would help me get started in the right direction. Would you be available for a short meeting next week?
من می دانم که شما تحقیقات گسترده ای را در این زمینه انجام داده اید، و فکر می کنم ملاقات با شما قبل از شروع پایان نامه ام می تواند به من کمک کند. آیا می توانید هفته آینده یک جلسه کوتاه با من داشته باشید؟
حتما بخوانید: ۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!
۵-امضا
- ایمیل خود را با “I look forward to hearing from you” (“من مشتاقانه منتظر دریافت پیامی از طرف شما هستم”) یا “I look forward to your reply.” (“منتظر جواب شما هستم”) به پایان برسانید.
- بعد از آن از عبارت “Best regards.” (“با احترام”) استفاده کنید زیرا بهترین گزینه برای ایمیل شما است.
- عبارت هایی که ما توصیه نمی کنیم: “Thanks” (“با تشکر”) یا “Thank you!” (“متشکرم”) هستند. قدردانی زودرس می تواند به این معنی باشد که شما درخواست دارید اما واقعاً سپاسگزار نیستید. “Thank you” را برای مواقعی که می خواهید از کاری که شخصی قبلاً برای شما انجام داده است تشکر کنید، نگه دارید.
- در پایان نام کامل خود و به دنبال آن رشته و مقطع تحصیلی خود را یادداشت کنید.
امضاهای نمونه:
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Chantal Jones
Political Science, Class of 20xx
I look forward to your reply.
Sincerely,
Joel Wyatt
History, Class of 20xx
________________________________________
بعد از اینکه گزینه ارسال را انتخاب می کنید…
از پیگیری نترسید!
اساتید به طور معمول روزانه ۱۰۰+ ایمیل دریافت می کنند. اگر از استاد خود پاسخی دریافت نکردید، ایده خوبی است که آن را پیگیری کنید. قبل از پیگیری چه مدت باید صبر کنید؟
اگر در مورد مسئله مربوط به کلاس ایمیلی برای استاد خود ارسال کرده اید، بعد از ۲ روز کاری یک ایمیل پیگیری ارسال کنید (برای مثال، اگر دوشنبه صبح ایمیل ارسال کرده اید، صبح چهارشنبه پیگیری کنید). اگر قبل از ۲ روز کاری او را در کلاس ملاقات کردید، می توانید بعد از کلاس رو در رو یادآور شوید که ایمیلی ارسال کرده اید.
اگر به استاد خود ایمیلی ارسال کرده اید که مربوط به کلاس نیست، یا برای یک استاد که شخصاً او را نمی شناسید، ۳-۴ روز کاری صبر کنید و بعد یک ایمیل پیگیری ارسال کنید.
توجه: ایمیل های پیگیری باید با موضوع ایمیل اصلی ارسال شوند.
بعد از اینکه استاد پاسخ شما را داد…
تشکر کنید و تأیید کنید که ایمیل او را دریافت کرده اید.
اگرچه اینکار ضرورتی ندارد، اما یک “متشکرم” یا “از پاسخ شما سپاسگذارم” می تواند بسیار تاثیرگذار باشد.
نمونه ایمیل ها
ایمیل اول
Subject: Senior thesis on African-American History
Dear Professor Williams:
Professor Fiji suggested I reach out to you because the topic of my senior thesis is African-American history.
I know you have done extensive research in this area, and I think meeting with you before I start my thesis would help me get started in the right direction. Would you be available for a short meeting next week?
I look forward to your reply.
Sincerely,
Joel Wyatt
History, Class of 20xx
موضوع: پایان نامه ارشد تاریخ آفریقا و آمریکا
استاد ویلیامز عزیز:
پروفسور فیجی پیشنهاد دادند که من به شما مراجعه کنم زیرا موضوع پایان نامه ارشد من تاریخ آفریقایی و آمریکایی است.
می دانم که شما تحقیقات گسترده ای را در این زمینه انجام داده اید، و فکر می کنم ملاقات با شما قبل از شروع پایان نامه می تواند به من کمک کند. آیا می توانید هفته آینده یک جلسه کوتاه با من داشته باشید؟
منتظر جواب شما هستم.
با احترام،
جوئل یات
تاریخ، کلاس ۲۰xx
ایمیل دوم
Subject: POL101 / Section 5: Question about essay
Dear Professor Fiji:
I am a student in your Introduction to Political Science class (POL101).
I have a question about the essay due next Thursday and I was not able to find the answer on the syllabus. Should our essay draw only on readings listed on the syllabus or can I incorporate scholarly articles I read on my own, as long as it fits with the subject of the assignment?
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Chantal Jones
Political Science, Class of 20xx
موضوع: POL101 / گروه ۵: سؤال درباره مقاله
استاد فیجی عزیز:
من دانشجوی کلاس مقدمه علوم سیاسی (POL101) شما هستم.
سوالی درباره مقاله پنجشنبه آینده دارم و نتوانستم جواب آن را در جزوه درسی پیدا کنم. آیا مقاله ما فقط باید با مقاله هایی که در جزوه درسی ذکر شده اند همسو باشد یا می توانیم از مقالات علمی که خودمان خوانده ایم و مرتبط به موضوع هستند نیز استفاده کنیم؟
من مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
شانتال جونز
علوم سیاسی ، کلاس ۲۰xx
ایمیل سوم
Subject: POL101 / Section 1: Follow up on the exam
Dear Professor Fiji:
I am a student in your Introduction to Political Science class (POL101).
After getting the results of last week’s exam, I realized that I am struggling with more than one topic in the course. I want to do my best in this class, and would like to review my exam with you. Is there a time we could meet later this week to talk further?
I look forward to your reply.
Best regards,
Soo Kim
Pre-Med, Class of 20xx
موضوع: POL101 / گروه ۱: پیگیری امتحان
استاد فیجی عزیز:
من دانشجوی کلاس مقدمه علوم سیاسی (POL101) شما هستم.
بعد از دریافت نتایج امتحان هفته گذشته، متوجه شدم که در بیش از یک موضوع در این کلاس مشکل دارم. من می خواهم تمام تلاشم را در این کلاس انجام دهم و مایل هستم امتحانم را با شما مرور کنم. آیا برای دیدن و صحبت کردن درباره این موضوع وقت دارید؟
منتظر جواب شما هستم.
با احترام،
سو کیم
پیش پزشکی، کلاس ۲۰xx
حتما دانلود کنید: دانلود ۲۰ قالب رزومه حرفه‌ای زبان انگلیسی ارائه شده توسط Envato (ورد)
ایمیل چهارم
Subject: For follow-up emails, you’ll reply to your original message and it will retain your original subject line
Dear Professor Valdez:
I’m writing to follow up on my email I sent earlier this week regarding a question I have about the [name of assignment / exam]. I look forward to hearing from you.
Best regards,
Michael Kumar
English, Class of 20xx
موضوع: برای ایمیل های پیگیری، شما باید به پیام اصلی خود پاسخ دهید و از موضوع آن استفاده کنید.
استاد والدز عزیز:
من برای پیگیری ایمیلی که در اوایل این هفته درباره (نام تکلیف یا امتحان) ارسال کردم این ایمیل را می نویسم. مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
مایکل کومار
انگلیسی، کلاس ۲۰xx
بسیار کاربردی برای کسانی که قصد تحصیل در خارج از کشور دارند
